Il ruolo del segretario

Guarda anche: Prendere appunti

Nel corso della tua carriera, così come in altri momenti della tua vita, ti potrebbe essere chiesto di prendere il verbale di una riunione. Ti potrebbe anche essere chiesto di assumere un ruolo formale come segretario di un gruppo o di un'organizzazione, sia volontario che come posizione retribuita.

In questa veste è essenziale che tu sappia cosa deve essere fatto e che tu sia in grado di prendere appunti chiari e precisi perché il ruolo del segretario è principalmente quello di creare un verbale ufficiale della riunione.

Responsabilità del Segretario

Il ruolo del segretario in qualsiasi gruppo formale è quello di essere il guardiano del processo delle riunioni. Di solito sono la persona che prende le disposizioni per le riunioni, comprese le AGM, e tiene registrazioni formali del processo e delle decisioni del gruppo: i verbali della riunione. Ciò può includere la registrazione della corrispondenza.



Questa pagina si concentra principalmente sugli aspetti formali del ruolo del segretario e in particolare su quello relativo alle riunioni.


Preparazione: prima della riunione

Ci sono una serie di cose che il segretario deve sapere prima di una riunione, la maggior parte delle quali può essere facilmente scoperta chiedendo alla persona che dovrebbe presiedere la riunione.

I più importanti sono:

  • Chi è tenuto a prendere gli accordi per l'incontro , compresa la ricerca di un luogo e l'organizzazione di un rinfresco adeguato e di eventuali strutture AV? Questa è spesso la segretaria.
  • Chi è responsabile della preparazione dell'ordine del giorno? Ogni presidente avrà la propria preferenza, ma di solito questa è anche una responsabilità di segreteria, che lavora con il presidente. Potrebbero esserci altre persone che hanno il diritto di aggiungere elementi all'ordine del giorno. Vedi la nostra pagina: Impostazione di un'agenda per maggiori informazioni.
  • Il segretario ha un ruolo nell'assicurarsi che l'ordine del giorno non sia sovraccarico , che può includere la discussione con il presidente e altri di ciò che potrebbe essere rimandato a una riunione successiva e di ciò che potrebbe essere trattato in una relazione scritta.
  • Che tipo di appunti o verbali sono richiesti? Devono essere verbali formali che stabiliscono chi ha detto cosa o brevi note che registrano le azioni concordate?
  • Quanto velocemente devono essere prodotti e distribuiti appunti o verbali dopo la riunione?
  • Qual è il processo per cancellare le note per la pubblicazione? Alcuni presidenti preferiscono approvare i minuti prima che vengano inviati ulteriormente, mentre altri preferiscono che vengano distribuiti a diversi partecipanti chiave contemporaneamente.

Se sei nuovo nel tuo ruolo di segretario , vale anche la pena scoprire chi dovrebbe partecipare, le organizzazioni che rappresentano e alcune delle questioni che sono state sollevate in riunioni precedenti.



Questo ti aiuterà a capire cosa sta succedendo. Puoi farlo esaminando i verbali passati delle riunioni e chiedendo anche al presidente di cosa si discuterà.

Il segretario è responsabile dell'invio dei documenti per la riunione. Ciò includerà, ma non si limiterà a, l'ordine del giorno, i verbali dell'ultima riunione e qualsiasi documento per la discussione o informazione.

Il giorno dell'incontro

Il giorno della riunione, ci sono diverse cose che la segretaria dovrà fare:

  • Assicurati di sapere chi dovrebbe partecipare alla riunione. Se l'edificio ha guardie di sicurezza, potrebbe essere necessario fornire un elenco dei partecipanti.
  • Raggiungi il locale in anticipo e controlla che sia tutto a posto. Se sei responsabile dell'organizzazione della riunione, assicurati che sia tutto lì, che la stanza sia disposta correttamente, che tutte le apparecchiature audiovisive funzionino, che ci siano abbastanza sedie e che siano arrivati ​​i rinfreschi.
  • Potresti pensare a chi siede e dove , e segnare anche la nostra pianta dei posti, poiché questo fa un'enorme differenza per il modo in cui si svolge la riunione. Dovresti assicurarti che la sedia sia posizionata centralmente e che tu sia seduto accanto a loro.
  • Assicurati di avere un sacco di copie di riserva dei documenti per coloro che non ne hanno portato una copia. Se ci sono molti documenti, può essere opportuno disporli in una cartella utilizzando i numeri di pagina / sezione in modo che i partecipanti possano trovare facilmente i documenti relativi alla discussione in corso.
  • Se stai usando badge nominativi , disponili in ordine alfabetico su un tavolo vicino alla porta, dove i partecipanti possono prenderli al loro arrivo.

Redazione dei verbali di una riunione

Benvenuto e presentazioni

Il verbale dovrà includere un elenco completo dei presenti e di tutti coloro che hanno inviato scuse.

Per risparmiarti di scarabocchiare freneticamente mentre le persone si presentano intorno al tavolo, fai circolare un foglio di iscrizione chiedendo alle persone di fornire i loro nomi, organizzazioni e dettagli di contatto. Annotare eventuali scuse per l'assenza fornite durante le presentazioni: le persone spesso si presentano come 'il sostituto di Tal dei tali e, a proposito, invia le proprie scuse'.

L'attività principale

Il modo in cui prendi appunti durante la riunione dipende da quanto devono essere formali i verbali.



Se stai solo riportando un breve riassunto della discussione, più eventuali punti di azione, puoi permetterti di ascoltare la discussione e poi riassumerla sotto forma di nota.

Se, tuttavia, ci si aspetta che annoti i punti principali espressi dai singoli oratori, sarà necessario prendere una serie più completa di note, inclusi i nomi o le iniziali degli oratori.

È una questione di scelta se si utilizza un laptop o carta e penna per prendere appunti, anche se è bene verificare in anticipo con la sedia, soprattutto in un ruolo retribuito.

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Suggerimenti pratici per la scrittura di minuti


  • Sviluppa la tua scorciatoia per parole chiave o frasi o gergo nel tuo campo in modo da poter usare solo le iniziali per frasi comuni.
  • Usa le iniziali per identificare i relatori nelle tue note. Se non sei sicuro del nome, utilizza l'organizzazione: nessuno si opporrà all'identificazione come 'Rappresentante di x organizzazione', ma le visualizzazioni non attribuite potrebbero metterti nei guai.
  • Se più persone sostengono lo stesso punto, aggiungi semplicemente 'X e Y d'accordo'.

Vedi la nostra pagina: Prendere appunti per maggiori informazioni.

Supportare il processo

È compito del presidente gestire il processo della riunione, ma ci sono diverse cose che il segretario può fare per aiutare.

Questi includono:

  • Passa tranquillamente una nota alla sedia evidenziando eventuali problemi con i tempi dell'agenda, o lo slittamento o quando il caffè dovrebbe arrivare.
  • Riassumere e riassumere la discussione. Ciò è particolarmente utile quando le persone iniziano a ripetere gli stessi punti.
  • Chiedi chiarimenti su un punto particolare se non lo capisci. È probabile che se non lo fai tu, non lo faranno nemmeno gli altri e, comunque, devi capirlo per definirlo correttamente.
  • Una volta che un'azione è stata concordata, controlla chi la intraprenderà. Non è raro che una riunione concordi sul fatto che l'azione è necessaria, e che cosa è tale azione, senza assegnare chi ne è responsabile. Tu, in qualità di segretario, puoi assicurarti che ciò non avvenga.

A seconda del tipo di organizzazione, se sei a un livello abbastanza junior, o il ruolo è volontario e sei un membro eletto di un comitato, è probabilmente meglio discutere queste responsabilità con il presidente in anticipo per assicurarti che il tuo intervento sarà accolto.

AVVERTIMENTO!


È facile lasciarsi distrarre da una discussione interessante e dimenticare di scrivere qualsiasi cosa. Cerca di rimanere sempre concentrato sul tuo compito, anche quando la discussione gira in tondo. Il presidente può chiederti di ricapitolare in qualsiasi momento.


Dopo l'incontro

Ora il lavoro inizia davvero!

È meglio iniziare a scrivere i verbali il prima possibile dopo la riunione. Per quanto trasparenti i tuoi appunti sembrassero durante la riunione, non saranno altrettanto chiari 24 ore dopo, e se li lasci per due settimane ti chiederai se eri effettivamente tu nella riunione.



I verbali dovrebbero seguire l'ordine dell'ordine del giorno. Anche se qualcuno ha rivisitato un particolare argomento in un secondo momento durante la riunione, dovresti includere quella discussione sotto il punto dell'ordine del giorno originale. Assicurati di includere tutti i punti chiave della discussione, le decisioni prese e le azioni concordate, insieme a chi è responsabile delle azioni.

I minuti sono quasi sempre scritti al passato , e di solito con voce passiva ('X ha stabilito che y doveva accadere; si è convenuto che Z sarebbe stato responsabile'). Usa 'sarebbe' anziché 'volere' per ciò che accadrà, soprattutto con verbali formali.

È una questione di stile se usi nomi, titoli più cognomi o iniziali per riferirti a coloro che parlano. Verificare con la sedia o guardare gli ultimi minuti per vedere cosa è stato fatto prima e utilizzare lo stesso approccio in modo coerente.

Controllo e approvazione

Se sei nuovo nella scrittura minuto, potrebbe essere consigliabile inviare i verbali a una o due persone fidate per controllarli e commentarli prima di diffonderli più ampiamente.

Una di queste persone dovrebbe probabilmente essere il presidente, a meno che non ti abbiano chiesto di inviarle prima da qualcun altro. Una volta approvato dal presidente, il verbale può essere diffuso più ampiamente ai partecipanti e, se necessario, pubblicato su un sito web. Tieni presente che i partecipanti potrebbero voler correggere eventuali errori e le correzioni dovranno essere incorporate nel prossimo verbale.

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