Riunioni e presentazioni remote

Guarda anche: Come condurre una riunione

All'inizio del 2020, il coronavirus ha cambiato il modo in cui molte persone lavoravano. Fuori è andato l'interazione faccia a faccia, e sono arrivate le riunioni remote e il lavoro da casa. Grandi conferenze ed eventi sono stati cancellati o sono diventati virtuali, quasi da un giorno all'altro. All'improvviso tutti abbiamo dovuto apprendere nuove abilità partecipando e presentando alle riunioni remote.

Per molte persone questa è stata un'enorme opportunità. Ha significato non dover viaggiare per lavoro, eliminando lo stress. Alcuni potrebbero aver chiesto di lavorare a distanza per un po 'di tempo e hanno abbracciato questa esperienza e la flessibilità aggiuntiva che ha offerto.

come si ottiene l'area di una forma?

Sembra improbabile che torneremo mai completamente in un mondo in cui teniamo solo incontri di lavoro faccia a faccia o in cui così tante persone lavorano da uffici nel centro delle città. Ci stavamo già avvicinando alla consapevolezza che non tutti i viaggi d'affari erano necessari. Ciò significa, tuttavia, che saper gestire e presentare a riunioni e conferenze a distanza è ormai diventata un'abilità essenziale.




Hosting, partecipazione e presentazione

Ci sono tre ruoli principali durante le riunioni remote: ospitare, partecipare e presentare.



  • Il padrone di casa è la persona che 'possiede' la riunione: che la configura, controlla la capacità dei partecipanti di parlare o partecipare e termina la riunione. Decideranno anche la piattaforma da utilizzare per la riunione (vedi riquadro).

  • I partecipanti includere tutti i partecipanti alla riunione. Possono guardare e ascoltare o partecipare attivamente.

  • Presentatori sono quelli che fanno una presentazione in una riunione.

Ospitare riunioni remote



L'ospite ha un potere considerevole in una riunione remota, simile a presidente in una riunione faccia a faccia . Possono scegliere il software da utilizzare (vedi riquadro) e anche controllare chi parla in un determinato momento.

L'ospite stabilisce anche le regole per la riunione.

Questi possono essere stabiliti dall'organizzazione, specialmente in una situazione lavorativa. Tuttavia, spetta all'ospite ricordare in anticipo a tutti le aspettative. Nell'e-mail di invito, dovrebbero stabilire eventuali regole sul codice di abbigliamento o altre restrizioni. Questi potrebbero includere, ad esempio, non utilizzare una camera da letto per una videoconferenza o chiedere a tutti di tenere i microfoni disattivati ​​a meno che non venga chiesto loro di parlare.



Software per riunioni remote


È disponibile una vasta gamma di software e app per l'esecuzione di riunioni remote. Alcune opzioni popolari includono Skype, Zoom e Google Hangouts Meet.

Tutti questi hanno vantaggi e svantaggi.

In qualità di host, è importante:

  • Scegli un'app che ti senti a tuo agio . In particolare, è necessario conoscere le opzioni di sicurezza e come spegnerlo se accade qualcosa di spiacevole e si è in qualche modo 'gate-crash'.
  • Assicurati che tutti gli altri sappiano cosa utilizzerai e come usarlo. Se necessario, fornire una guida o un collegamento Web in modo che le persone sappiano come accedere al software e possano scaricarlo in anticipo.

È importante ricordare che le riunioni remote sono più difficili per la concentrazione di tutti rispetto al faccia a faccia.

Tutti devono lavorare di più per raccogliere il linguaggio del corpo e altri indizi non verbali, quindi è molto più stancante partecipare a riunioni a distanza. Come ospite, cerca di mantenere la riunione breve.

come calcolare l'area del rettangolo?



Ci sono cose che puoi fare per aiutare con questo. Ad esempio, puoi chiedere ai partecipanti alla riunione di dirti se hanno un interesse particolare per un punto dell'ordine del giorno, in modo che tu sappia di chiedere loro di parlare su quello. Ciò evita di dover attendere segnali visivi.

'Stanchezza da zoom'


Nei primi giorni del blocco del coronavirus nel Regno Unito, c'erano molte storie di scuole e luoghi di lavoro che si aspettavano che bambini e adulti trascorressero tutto il giorno su Zoom o su altre piattaforme di videoconferenza.

I social media erano pieni di persone che denunciavano esaurimento alla fine della giornata e il fenomeno è diventato noto come 'fatica da zoom'.

Fortunatamente, gli adattamenti sono stati apportati rapidamente, poiché tutti si sono resi conto che le riunioni digitali non erano la stessa cosa che stare seduti in una classe o in una riunione che dura tutto il giorno.

Ma perchè no?

Si scopre che è necessario concentrarsi molto di più in una riunione digitale. È davvero molto più stancante, perché devi prestare molta più attenzione alle altre persone per acquisire il linguaggio del corpo e altre comunicazioni non verbali. Puoi vederne meno e quando ci sono molte persone, è ancora più difficile.

C'è, risulta, un'ottima ragione per cui il limite di 'account gratuito' per le chiamate Zoom è di 40 minuti: è perché è abbastanza lungo per la maggior parte degli scopi.


Partecipazione a riunioni remote

Ci sono una serie di problemi da considerare prima di partecipare a riunioni remote per tutti i partecipanti, inclusi l'organizzatore e gli eventuali relatori. Questi includono:

  • Scegliere un luogo adatto

    Dovresti scegliere una stanza tranquilla, lontana dal resto della famiglia. Deve anche avere una connessione Internet decente, quindi evita qualsiasi punto troppo lontano dal router wireless a meno che tu non abbia molti booster in casa. Devi anche pensare a dove ti siederai. È meglio avere la luce naturale, ma NON direttamente dietro di te, poiché questo rende più difficile vedere il tuo viso.

    Una parola sugli sfondi


    Vale la pena pensare a cosa c'è dietro di te nella ripresa della telecamera, perché tutti lo vedranno. Un muro chiaro va bene, così come uno scaffale per libri (anche se potresti voler considerare quali libri vedranno le persone).

    Alcune app ti consentono di impostare uno sfondo virtuale. Tuttavia, potrebbe essere necessario uno 'schermo verde' e senza di esso l'effetto potrebbe essere tutt'altro che ideale.


  • Configurazione della tecnologia

    Se intendi utilizzare la fotocamera e non solo l'audio, assicurati di averla all'altezza degli occhi o intorno a essa. Questo sembra molto più naturale. Controlla in anticipo l'audio e il video (molte app lo faranno per te quando ti connetti) e disattiva il microfono a meno che tu non stia parlando per evitare di disturbare gli altri altoparlanti.

  • Rimuovere le distrazioni

    Ricorda che sarai visibile all'ospite della riunione e agli altri partecipanti. Rimuovi il telefono, o almeno mettilo in modalità silenziosa, in modo da non essere distratto dalle notifiche.

Preparazione e pianificazione preliminari

Come per qualsiasi riunione, è importante prepararsi in anticipo. In effetti, in una riunione a distanza, probabilmente è ancora più importante prepararsi, perché potresti avere solo una possibilità di parlare.

come si sviluppano le capacità di pensiero critico?

Guarda l'ordine del giorno e pensa ai punti che vuoi sottolineare. Condensali il più possibile per evitare di far perdere tempo a nessuno.

Se hai diversi punti importanti da sottolineare, vale la pena inviare un'e-mail all'host in anticipo. Di 'loro cosa vuoi dire e perché, in modo che sappiano come chiamarti durante la riunione.


Presentare a riunioni remote

Esiste un'arte nel presentare a distanza. NON è molto come presentarsi di persona, e vale la pena pensarci prima del tempo. Queste idee aiuteranno.

  • Per prima cosa, accorcia la tua presentazione. Secondo, accorcialo di nuovo.

    È difficile mantenere l'attenzione delle persone durante una presentazione a distanza. L'opzione migliore è abbreviare il più possibile la presentazione e, in particolare, ridurre il numero di diapositive. Dovresti mirare ad averne solo alcuni che facciano punti particolari e poi mantenerlo breve.

  • Costruisci almeno 5 minuti di tempo di emergenza per le persone che perdono la connettività

    È fastidioso, ma accade durante le riunioni remote: le persone perdono la connettività, perdono un po 'e devi ricominciare da capo. Costruisci quel tempo e assicurati che ci sia ancora tempo per le domande.

  • Rendi interattiva la tua presentazione

    È molto più facile per le persone concentrarsi se puoi rendere interattiva la tua presentazione. Puoi utilizzare gli strumenti per aggiungere brevi questionari alla tua sessione o mettere in pausa e porre una domanda. È anche utile fornire opportunità regolari per porre domande, piuttosto che aspettare fino alla fine.

    Il miglior consiglio! Dai alle persone tutto il tempo per rispondere

    se dovessi piegare l'immagine a sinistra in un cubo, quale cubo creerebbe?

    Le persone spesso impiegano più tempo per iniziare a parlare nelle riunioni remote, perché vogliono essere sicure di non interrompere qualcun altro.

    Potrebbe quindi essere utile consentire pause più lunghe di quanto normalmente ci si aspetterebbe prima di iniziare a parlare. Vale anche la pena controllare esplicitamente alla fine che nessun altro abbia domande.


  • Come qualsiasi altro partecipante, prepara in anticipo la tua tecnologia

    Scegli la tua posizione, assicurati che sia silenzioso e imposta lo sfondo. Tieni le diapositive aperte e pronte per la condivisione e sappi come farlo in anticipo.

    Se hai intenzione di fare molte presentazioni remote, potrebbe valere la pena investire in un microfono da tavolo separato, piuttosto che fare affidamento su quello sul tuo laptop o PC. La qualità del suono sarà migliore. L'uso delle cuffie può aiutare come soluzione temporanea.

  • Prima di iniziare, chiudi tutte le altre finestre sul tuo computer

    Potrebbe essere necessario spostarsi tra le app durante la presentazione. Assicurati di non mostrare inavvertitamente ciò che stavi navigando o il tuo ultimo rapporto (riservato) chiudendo tutte le finestre che non utilizzerai, prima iniziare la presentazione.

  • Durante la presentazione, ricorda che sei davanti alla telecamera

    A differenza di una riunione, in cui è probabile che tu sia ad almeno un metro di distanza da qualsiasi altro partecipante, più in una grande presentazione, sei davvero molto vicino alla tua videocamera. La fotocamera sarà focalizzata sul tuo viso e sulla tua testa e dovrai guardarla, NON sul monitor o sui tuoi appunti.

    Inoltre, le tue mani saranno meno visibili del solito, ma le tue espressioni facciali lo saranno di più. Devi quindi pensare al tuo linguaggio del corpo e ad altre comunicazioni non verbali e assicurarti che sia il più efficace possibile.

    Per ulteriori informazioni, vedere le nostre pagine su Comunicazione non verbale .
  • Condividi la tua presentazione in seguito

    Questo è sempre importante, ma forse lo è ancora di più con una riunione remota in cui le persone potrebbero aver perso la connettività e non volevano dirlo.




Un'ultima parola

Partecipare a riunioni remote, inclusa la presentazione, NON è la stessa cosa che esserci di persona. Devi concentrarti di più e questo è stancante. Sono un duro lavoro. Come partecipante, e soprattutto come ospitante o relatore, hai un ruolo da svolgere nel renderli più facili per tutti. Usare i consigli in questa pagina ti aiuterà a farlo.

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