Pianificazione del progetto

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Nostro Gestione di progetto pagina stabilisce le basi di come gestire i progetti, inclusa la stesura di un piano di progetto. Questa pagina fornisce maggiori dettagli su questo processo. Spiega gli elementi di un piano di progetto e suggerisce un modo per prepararne uno. Offre anche un modo visivo per rappresentare un piano di progetto e una sequenza temporale.

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Si dice spesso che un'immagine vale più di mille parole. Se è così, vale la pena dedicare del tempo per scoprire un po 'su come disegnare immagini che rappresenteranno il piano del tuo progetto!

Questa pagina ti aiuterà a capire come farlo e anche come coinvolgere gli altri nella tua pianificazione.



Lavoro di squadra


La pianificazione del progetto è un'attività di squadra, non da fare da soli, a meno che tu non sia l'unica persona coinvolta nel progetto. Tutti coloro che saranno coinvolti dovrebbero far parte della stesura del piano di progetto e concordare le scadenze, le risorse e ciò che deve essere fatto, e dovrebbero anche essere in grado di vedere il piano del progetto su base continuativa per verificare cosa è necessario fare.


Gli elementi costitutivi della pianificazione del progetto

I due elementi costitutivi di base dei piani di progetto sono compiti e pietre miliari .

  • Compiti sono le parti di lavoro che devono essere fatte prima che il progetto sia completo. Durano un periodo di tempo e richiedono risorse, persone o denaro.
  • Pietre miliari sono risultati, che si verificano in un momento definito. Non hanno requisiti di risorse, ma vengono raggiunti come risultato del completamento dell'attività.

Preparare un piano di progetto

Uno dei modi migliori di pianificazione del progetto prevede una sessione di due o tre ore con tutte le persone chiave presenti, utilizzando due colori di post-it e una lavagna bianca per mappare cosa deve essere fatto, quando e da chi. Semplice ma efficace.

Il processo dovrebbe essere eseguito in questo modo:

  1. Utilizzando un colore di post-it, annota tutte le pietre miliari che devi raggiungere lungo il percorso verso il risultato del progetto e numerale in ordine cronologico. Attaccali tutti lungo il lato sinistro del tabellone.
  2. Per ogni traguardo, identifica prima tutti gli altri che devono essere raggiunti, prima che uno possa essere iniziato o finito (precursori) e scriverli sul post-it per quel traguardo.
  3. Ora su un colore diverso di post-it, identifica tutte le attività che devono essere fatte per raggiungere ogni traguardo. Usa il buon senso per decidere a quale livello di granularità vuoi lavorare. Ad esempio, se il tuo progetto generale è un esercizio di reclutamento, ti consigliamo di precisare ogni passaggio, dalla preparazione delle descrizioni del lavoro, alla pubblicità, al vaglio, al colloquio, all'esecuzione di controlli e all'offerta di lavoro. Tuttavia, per un progetto molto più ampio, potresti includere un'attività per 'reclutare l'amministratore del progetto'.
  4. Per ogni attività, identifica le pietre miliari che alimentano e scrivi il numero della pietra miliare sul post-it dell'attività. Scrivi le attività di alimentazione sul post-it per ogni pietra miliare.
  5. Identifica quanto tempo impiegherà ciascuna attività e scrivila sul post-it dell'attività.
  6. Identifica le risorse di cui hai bisogno per realizzare ogni attività e scrivile sul post-it.



A questo punto, potresti scoprire di avere troppe informazioni per i post-it. In tal caso, aggiungine altri in colori diversi per durata e risorse oppure continua con un secondo per ogni attività e / o traguardo.

  1. Ora identifica eventuali vincoli di tempo su qualsiasi pietra miliare o attività, ad esempio 'deve essere completato prima della fine dell'anno finanziario'. Scrivili sul post-it.
  2. Crea un calendario sulla lavagna, indicando la durata del progetto, periodo per periodo.
  3. Posiziona tutte le pietre miliari e le attività che hanno un vincolo di tempo nel posto giusto sul calendario.
  4. Ora posiziona tutte le altre pietre miliari e le attività che sono collegate a quelle con un vincolo di tempo e traccia le frecce tra di loro per mostrare quale ordine devono essere completate. Assicurati di aver lasciato abbastanza tempo per completare ogni attività secondo la tua stima.
  5. Se hai pietre miliari o attività rimaste, posizionale in un punto adatto.
  6. Ora dovresti essere in grado di vedere il 'percorso critico', il processo che determina quanto tempo richiederà il tuo progetto.
  7. Utilizzare una penna per lavagna bianca per contrassegnare un potenziale 'allentamento', ovvero dove le attività possono scivolare un po 'senza influire sul percorso critico.
  8. Infine, guarda di quali risorse avrai bisogno in un dato periodo. Se hai bisogno di risorse aggiuntive, assicurati di aver dato a te stesso tempo e denaro per acquisirle.

Ora hai un semplice diagramma di Gantt e un piano di progetto!

quali sono le due unità di misura

Rappresentare visivamente un progetto

A seconda della durata del progetto, potresti o meno essere in grado di fare affidamento sul mantenere la lavagna con i post-it. Se puoi, questo potrebbe essere il modo migliore, più flessibile e più evidentemente visibile per tenere traccia del tuo piano di progetto, che può essere aggiornato in tempo reale per riflettere i cambiamenti. Tuttavia, se non puoi, avrai bisogno di un'alternativa.

Software per la pianificazione del progetto

Il software di pianificazione del progetto, come Microsoft Project, è disponibile per elaborare i piani di progetto. Prenderà le tue informazioni, sotto forma di elenchi di attività, con scadenze e pietre miliari con date, e le metterà in una forma visiva. Ti aiuta a stabilire cosa devi fare, quanto tempo ci vorrà e collegamenti tra le attività.

Tuttavia, può anche incoraggiarti a complicare eccessivamente e perderti nei dettagli, piuttosto che concentrarti sul quadro generale. È probabile che il risultato finale sia un diagramma di tale complessità che nessuno può comprenderlo. Potresti quindi trovare più facile utilizzare il processo sopra e quindi disegnare un'immagine più semplice, come un grafico 'a barre e stelle'.

Grafici a barre e a stelle

Un grafico a barre e stelle è una forma semplice di diagramma di Gantt.



Dopo aver identificato i tuoi compiti e le tue tappe, chiunque può disegnare una barra e una mappa stellare con righello e matita o con un programma come PowerPoint.

Utilizza solo tre elementi: barre per le attività, stelle per le pietre miliari e connettori a gomito in mezzo. Utilizza i 'connettori' per collegare insieme barre e stelle.

Un esempio di un grafico a stella e a barre:

Esempio di grafico a barre e a stelle.

L'importante è mantenere la stella e il grafico a barre semplici, in modo che possano adattarsi facilmente a una singola pagina. Se hai troppe attività e traguardi, combinali per chiarezza.


Conclusione

Ricorda che non è sufficiente redigere un fantastico piano di progetto.

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Devi anche implementarlo e questo coinvolge gli altri. Quindi è importante assicurarsi che il piano di progetto sia mantenuto visibile.



I buoni modi per farlo includono l'uso di lavagne e la registrazione dei progressi in un luogo ovvio, da qualche parte in cui l'intero team possa vederlo e assicurarsi che tutti siano coinvolti nell'aggiornamento regolarmente o, meglio ancora, che possano aggiornarlo e annotarlo da soli. In questo modo, è più probabile che assumano la proprietà e il progetto ha molte più probabilità di decollare.




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