Capacità di gestione del progetto

Guarda anche: Pianificazione del progetto

Cos'è il Project Management?

Potresti aver sentito parlare molto della gestione dei progetti e pensare che sia un processo complesso. Molte persone trovano l'idea della gestione del progetto un po 'scoraggiante.

Fondamentalmente, tuttavia, la gestione del progetto è decidere cosa deve essere fatto e quindi assicurarsi che accada.

Detto così, suona ed è molto più semplice.



Qualifiche di Project Management

quando usi questo simbolo?

Quelli con una qualifica di gestione del progetto - di solito PRINCE2 o il suo predecessore PRINCE, che sta per 'progetti in un ambiente controllato' - spesso fanno sembrare i processi coinvolti nella gestione del progetto molto complicati.

Coloro che forniscono formazione sulla gestione del progetto hanno anche un interesse acquisito a mantenere tale impressione.

Sebbene non vi sia dubbio che la gestione formale del progetto abbia impedito ad alcuni progetti davvero grandi di funzionare nel tempo e nel budget, la stragrande maggioranza dei progetti nella maggior parte delle organizzazioni e a casa non richiede una qualifica formale di gestione del progetto.

Tuttavia, suggeriamo che per un gran numero di progetti intrapresi abitualmente da aziende e individui, alcune pratiche di base e abbastanza semplici, utilizzate in modo coerente, possono garantire che i progetti forniscano risultati nei tempi e nei limiti del budget.


Regole di base del Project Management

Buona gestione del progetto, come gestione del rischio , è un'attività di squadra.

Uno degli elementi utili della gestione formale del progetto è che ti costringe a riunire le persone giuste per eseguire il progetto. Ha anche il vantaggio di richiedere una buona documentazione.

Questi ci danno due regole fondamentali della gestione del progetto:



  1. Decidi subito chi deve essere coinvolto, e portali intorno al tavolo per concordare l'ambito, i risultati desiderati e le scadenze per il progetto.

    Questo gruppo dovrebbe essere formalmente designato come Consiglio di progetto ed essere responsabile del progetto.

  2. Documenta tutto . È necessario annotare e rivedere regolarmente il proprio ambito, i risultati desiderati e le tempistiche e chi è responsabile di ciascuna attività.



    È anche utile documentare qualsiasi cosa relativa al progetto, anche le telefonate casuali. Tieni un libro vicino al telefono e prendi l'abitudine di scrivere appunti durante le telefonate. Può anche essere utile inviare un'e-mail alla persona con cui hai parlato dopo la chiamata annotando ciò che hai discusso e concordato.

    Sì, sembra burocratico, ma saresti sorpreso di quanto spesso due persone emergano da una conversazione con idee completamente diverse su quanto concordato. Scriverlo e condividerlo assicura che i malintesi non durino a lungo.

Documentazione del progetto

Ci sono una serie di parti essenziali della documentazione di progetto che, come project manager, dovrai preparare completamente.

Dovrai anche prenderti il ​​tempo per assicurarti che questi pezzi di carta vengano letti e approvati da tutte le persone coinvolte, se necessario in piedi sopra di loro come fanno loro. Per quanto tempo richieda questo processo, vale la pena investire in quanto potrebbe farti risparmiare enormi quantità di tempo e problemi in futuro.



Una buona documentazione del progetto include:

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  • Un riassunto di una pagina del progetto, che definisce lo sponsor del progetto, il responsabile del progetto, l'ambito, le scadenze importanti, il budget e un 'passo dell'ascensore' del progetto, o il modo in cui lo descriveresti al CEO se lo incontrassi nell'ascensore ( o l'ascensore) e ti ha chiesto a cosa stavi lavorando.
  • Una cronologia / un piano di progetto, che stabilisce quanto tempo richiederà ciascuna attività, i vincoli su ciascuna e chi sarà coinvolto.
  • Un budget, includendo sia le persone che le risorse finanziarie, che spesso può essere la cosa più difficile da concordare.
  • Un'analisi dei rischi. Vedi la nostra pagina su Gestione del rischio per ulteriori informazioni su come eseguire questa operazione.

Diagrammi di Gantt

Probabilmente il più dispendioso in termini di tempo da preparare, ma più essenziale, è il piano del progetto o la tempistica.

Una delle forme più utili è chiamata a Diagramma di Gantt .

Questo si presenta in forma visiva:

seleziona l'esempio di scrittura che mostra un tono formale
  • Tutti i compiti che devono essere completati durante il progetto;
  • Eventuali vincoli su quando le attività possono essere completate, come ad esempio quali attività devono essere completate prima che altre possano iniziare, o particolari scadenze;
  • La durata probabile e massima di ciascuna attività;
  • Le risorse che saranno dedicate a ciascuna attività; e
  • Il percorso critico, o in termini scientifici, i 'passi limitanti', i compiti che definiranno la durata del progetto perché non possono essere abbreviati.

Un semplice diagramma di Gantt di solito ha un aspetto simile a questo:

Esempio di diagramma di Gantt skillsyouneed.com (c) 2014

Poiché mostra i collegamenti tra le attività, un tale diagramma aiuta a evitare di cadere nella trappola della 'scatola dei miracoli', come in ' in quest'area accadrà un miracolo che ci porterà da dove siamo a dove dobbiamo essere '.

Per ulteriori informazioni su un altro metodo per evitare la 'scatola dei miracoli', l'uso di diagrammi causali, dai un'occhiata alla nostra pagina su Pensiero strategico .

Avvertimento!


Hai bisogno di molte informazioni per preparare un diagramma di Gantt, alcune delle quali saranno stimate.

Più si stima, meno accurata sarà e potrebbe essere necessario rivedere le stime più volte prima di concordare una tempistica con lo sponsor del progetto o il Project Board.

Tuttavia, se effettui stime realistiche del tempo richiesto per ciascuna attività, entro i limiti delle risorse, e il tuo diagramma di Gantt mostra che il tuo progetto termina tre mesi dopo la data di fine desiderata, probabilmente dovrai rinegoziare le scadenze.

Questo processo è chiamato ' gestione delle aspettative ' e, come una buona pianificazione, eviterà problemi in seguito.


Il tuo prossimo compito come project manager è iniziare il lavoro. Se hai fatto la pianificazione, dovrebbe essere relativamente semplice poiché tutte le persone coinvolte sapranno cosa stanno facendo. Dovrai solo controllare periodicamente che tutto stia andando secondo i piani.


Aggiornamenti regolari del progetto

In qualità di project manager, è tuo compito ricevere aggiornamenti regolari dai task manager, per assicurarti che il progetto sia sulla buona strada. È inoltre necessario riferire sullo stato di avanzamento del progetto al ' Consiglio di progetto ', e lascia che abbiano informazioni su eventuali problemi emergenti.

I tuoi aggiornamenti dai responsabili delle attività non devono essere formali. Possono essere semplici come una normale conversazione telefonica sul progresso. Tuttavia, potresti preferire una struttura dei rapporti più formale, come un rapporto di una pagina. Questo potrebbe essere in un formato a semaforo, con i task manager a cui viene chiesto di dire se il loro compito è in linea (verde), a rischio di ritardo o problemi (ambra) o che soffre di ritardi o problemi (rosso).



Sappi cosa sta succedendo


In qualità di project manager, è fondamentale che tu sappia cosa sta succedendo. È meglio non fare affidamento su rapporti formali, poiché possono essere fuorvianti. Esci e vai a parlare con i task manager. Impara a conoscerli e costruisci buone relazioni, in modo che quando emergono problemi tu sia la prima persona che chiamano, invece dell'ultima. Sebbene non sia necessariamente il tuo lavoro risolvere i problemi di tutti, potresti scoprire che la tua posizione ti offre una panoramica, il che significa che puoi mediare tra i task manager e risolvere i problemi emergenti, a condizione che tu li conosca in anticipo.

Negoziazione e rinegoziazione

Infine, i project manager devono essere forti capacità di negoziazione .

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È necessario essere preparati a negoziare e rinegoziare l'ambito, le specifiche, il budget, le scadenze e le tempistiche sia con il comitato di progetto che con i task manager. Flessibilità, organizzazione e capacità di pensare in modo strategico e concentrarsi su ciò che è veramente importante sono fondamentali, quindi dai un'occhiata alle nostre pagine su Competenze organizzative e Capacità di pensiero strategico .




Infine…

Sebbene la disciplina formale della gestione dei progetti sia emersa dai progetti in un ambiente di lavoro, è possibile applicare le idee a qualsiasi area della vita in cui è necessario portare a termine qualcosa.

Raramente fa male considerare cosa devi fare prima, cosa può essere fatto mentre qualcos'altro è in corso e quanto tempo ci vorrà prima di iniziare un'attività.

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