Prepararsi per una presentazione

Guarda anche: Scrivere la tua presentazione

La preparazione è la parte più importante per fare una presentazione di successo. È una base assolutamente cruciale, a cui dovresti dedicare più tempo possibile, evitando scorciatoie. Una buona preparazione garantirà che abbiate pensato attentamente ai messaggi che volete (o avete bisogno) di comunicare nella vostra presentazione e vi aiuterà anche a rafforzare la vostra fiducia.

Ci sono una serie di aspetti che devi considerare quando prepari una presentazione. Includono lo scopo della presentazione, l'argomento, il pubblico, il luogo o il luogo, l'ora del giorno e la durata del discorso. Tutto ciò influenzerà ciò che dici e come lo dici, così come il aiuti visuali che usi per far capire il tuo punto di vista.


L'obiettivo

Ogni volta che ti viene chiesto di fare una presentazione o di parlare a un gruppo di persone, devi iniziare chiedendo lo scopo della presentazione.



In altre parole, qual è il risultato previsto dalla presentazione e quali risultati si aspettano gli organizzatori e il pubblico?



Questi risultati daranno forma alla tua presentazione, perché deve essere progettata per raggiungere l'obiettivo e fornire i risultati desiderati.

Ad esempio, ti potrebbe essere chiesto di tenere un discorso a un club di giardinaggio. Ti potrebbe essere detto che lo scopo del discorso è quello di riempire uno slot di riunione regolare e che i membri del club hanno espresso il desiderio di saperne di più sulla potatura. Quindi sai che il tuo discorso deve essere divertente, abbastanza leggero, ma ben informato e che il tuo pubblico vuole imparare qualcosa di nuovo.

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Mentre prepari la presentazione, assicurati di continuare a chiederti:

'In che modo dire questo aiuterà a raggiungere l'obiettivo e i risultati?'


Il soggetto

L'argomento della tua presentazione o di cui parli deriva dall'obiettivo. Sono collegati, ma non sono necessariamente esattamente la stessa cosa.



Per esempio:

  • L'argomento potrebbe esserti fornito dall'organizzazione che ti ha invitato (come parlare di potatura al club di giardinaggio).

  • Potresti essere esperto in un campo particolare (forse sei interessato alla storia locale).



  • L'argomento potrebbe essere interamente a tua scelta entro determinate limitazioni (potresti, ad esempio, essere chiesto di fornire un file presentazione in un colloquio su un progetto che ritieni abbia sviluppato particolarmente le tue capacità).


Il pubblico

Prima di preparare il materiale per una presentazione, vale la pena considerare il tuo potenziale pubblico.

Adattare il tuo discorso al pubblico è importante e i seguenti punti dovrebbero essere considerati:

  • La dimensione del gruppo o del pubblico previsto.

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  • La fascia d'età: un discorso rivolto ai pensionati sarà molto diverso da uno rivolto agli adolescenti.

  • Genere: il pubblico sarà prevalentemente maschile o femminile?

  • È un pubblico in cattività o saranno lì per interesse?

  • Parlerai nel loro lavoro o nel tempo libero?

  • Sanno già qualcosa del tuo argomento o sarà completamente nuovo per loro? Il soggetto fa parte del loro lavoro?

  • Sei lì per informare, insegnare, stimolare o provocare?

  • Puoi usare l'umorismo e, in tal caso, cosa sarebbe considerato appropriato? Se hai qualche dubbio su questo, probabilmente è meglio evitare qualsiasi cosa anche lontanamente osé.


Il luogo

È importante avere quante più informazioni anticipate possibili sul luogo in cui parlerai.

Può essere utile organizzare una visita prima dell'evento. È molto utile per sedare la paura se riesci a visualizzare il luogo mentre prepari il tuo discorso. Tuttavia, anche se non puoi visitare, probabilmente troverai utile sapere:

  • La dimensione della stanza;

    quali sono alcune buone capacità di studio?
  • La disposizione dei posti (ad esempio, a teatro, con file di sedili; o tavola rotonda);

  • La disponibilità di apparecchiature, ad es. Microfono, laptop e proiettore, lavagna a fogli mobili;

  • La disponibilità di prese di corrente e se è necessaria una prolunga per qualsiasi apparecchiatura che si intende utilizzare;

  • Se la stanza ha tende o persiane. Ciò è rilevante se intendi utilizzare supporti visivi e in modo da poter garantire l'atmosfera corretta per la tua presentazione;

  • La posizione degli interruttori della luce. Controlla se hai bisogno di qualcuno che ti aiuti se stai usando apparecchiature audio / video e devi spegnere le luci;

  • La probabilità di distrazioni esterne, ad es. Rumore proveniente da un'altra stanza; e

  • La disponibilità di parcheggi in modo da non dover fare lunghe camminate trasportando qualsiasi attrezzatura di cui potresti aver bisogno.

Se queste informazioni non sono disponibili in anticipo, sarà utile arrivarci un po 'prima, per darti il ​​tempo di impostare.


Il tempo

Spesso non ci sarà flessibilità nell'ora del giorno in cui viene effettuata una presentazione. Tuttavia, influisce su ciò che puoi fare e su come potresti organizzare la tua presentazione, a causa del probabile stato del tuo pubblico (vedi riquadro).

Come l'ora del giorno può influenzare il tuo pubblico


Mattina:

La mattina è il momento migliore per parlare perché le persone sono generalmente più vigili. Tuttavia, man mano che si avvicina l'ora di pranzo, le persone iniziano ad avere fame e perdono la concentrazione. Ciò è particolarmente vero se l'evento non ha incluso una pausa caffè.

Pomeriggio:

Dopo pranzo, le persone spesso si sentono assonnate e letargiche. Se ti viene assegnato uno spazio subito dopo pranzo, è una buona idea coinvolgere il tuo pubblico. Una discussione o far muovere il tuo pubblico funzionerà molto meglio della semplice presentazione di molte diapositive. Una lavagna a fogli mobili può anche essere uno strumento più utile di un laptop e un proiettore, soprattutto se significa che puoi aprire le persiane e utilizzare la luce naturale.

Verso la fine del pomeriggio, le persone tendono di nuovo a perdere la concentrazione quando iniziano a preoccuparsi di tornare a casa, del traffico o di andare a prendere i bambini a scuola.

Sera o fine settimana:

Al di fuori del normale orario di ufficio, è più probabile che le persone siano presenti perché vogliono esserci piuttosto che perché devono esserci. C'è una migliore possibilità di attirare l'attenzione del pubblico la sera. Tuttavia, se la presentazione va avanti troppo a lungo, le persone potrebbero dover andarsene prima che tu abbia finito. Le persone saranno anche meno tolleranti nei confronti di una cattiva presentazione perché sei nel loro tempo, non in quello del loro datore di lavoro.


Durata della conversazione

Scopri sempre quanto tempo hai a disposizione per parlare e controlla se questo include o esclude il tempo per le domande.

Scopri se ci sono altri altoparlanti e, in tal caso, dove ti trovi nell'ordine di marcia. Non scegliere mai di andare per ultimo. Fai attenzione al sovraccarico, in quanto potrebbe essere disastroso se ci sono altri altoparlanti che ti seguono.

È importante ricordare che le persone hanno difficoltà a mantenere la concentrazione per lunghi periodi di tempo. Questa è una buona ragione per rendere una presentazione succinta, ben strutturata e interessante. Punta a 45 minuti come presentazione massima in sessione singola e preferibilmente lascia almeno 10 o 15 minuti per le domande. A nessuno importa di finire presto una sessione.


Fornire informazioni in anticipo

Controlla sempre quali informazioni dovrai fornire in anticipo.

Agli organizzatori di grandi eventi e conferenze spesso piace avere tutte le presentazioni PowerPoint diversi giorni prima dell'evento. Questo dà loro il tempo di caricare tutte le presentazioni e assicurarsi che siano adeguatamente marchiate per l'evento.

Alcuni eventi richiedono anche le biografie dei relatori in anticipo, da inserire nella letteratura della conferenza. Quando ti viene chiesto di fare la presentazione, assicurati di chiedere cosa è necessario entro quando e poi forniscilo.

quale percentuale di spazio vuoto è vuoto?

Non sarai popolare se ti presenti quel giorno e annunci che hai riscritto completamente la tua presentazione sul treno. È del tutto possibile che gli organizzatori potrebbero anche non essere in grado di accoglierlo, ad esempio se l'audiovisivo viene fornito da una società separata o dalla sede.


E infine…

La richiesta di fare una presentazione è un onore, non un lavoro di routine.

Rappresenti la tua organizzazione o te stesso, se sei un lavoratore autonomo. Anche tu non sei lì di diritto, ma su invito. È quindi importante dedicare tempo e sforzi per assicurarti di fornire ciò che il tuo pubblico desidera. In questo modo, potresti essere invitato di nuovo un'altra volta.


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Organizzazione del materiale di presentazione