Pianificazione e strutturazione di riunioni efficaci

Guarda anche: Come condurre una riunione

Le persone partecipano alle riunioni per un'ampia varietà di motivi, tra cui lavoro, interessi personali e attività ricreative.

La maggior parte delle persone dovrà partecipare alle riunioni ad un certo punto della propria vita e molte persone lo fanno regolarmente.

Le riunioni possono aver luogo al lavoro, all'interno di un'organizzazione, un gruppo sportivo, un'associazione dei genitori, un gruppo ecclesiastico o uno di una miriade di altri comitati.



Questa pagina esamina come sono strutturate le riunioni in una situazione formale. Esplora il modo in cui una buona preparazione e un presidente efficace possono contribuire al successo di una riunione, dando un senso di direzione o scopo.

Alcuni incontri lasciano i partecipanti con la sensazione di aver sprecato il loro tempo perché è stato ottenuto poco e questo può essere dovuto a molte ragioni. Questa pagina esamina i motivi per cui le riunioni potrebbero avere meno successo e fornisce assistenza e consigli per consentirti di ottenere il massimo dalle riunioni in cui sei coinvolto.


Cos'è una riunione?

Ai fini di questa pagina, un incontro è l'incontro di tre o più persone che condividono scopi e obiettivi comuni e che attraverso l'uso di verbale e scritto la comunicazione contribuisce al raggiungimento degli obiettivi.

Lo scopo delle riunioni

Le riunioni sono uno strumento organizzativo importante in quanto possono essere utilizzate per:

  • Raggruppa e sviluppa idee
  • Piano
  • Risolvere problemi
  • Prendere decisioni
  • Crea e sviluppa la comprensione
  • Incoraggia l'entusiasmo e l'iniziativa
  • Fornisci un senso dell'orientamento
  • Crea uno scopo comune

Sebbene le riunioni possano differire per dimensioni, contenuto e approccio, le riunioni efficaci hanno tutte i seguenti tre elementi in comune:

come avere più rispetto di sé

  1. Uno scopo o scopo distintivo
  2. Uso di una comunicazione efficace
  3. Una situazione controllata

Componenti delle riunioni



Un incontro può essere suddiviso nelle seguenti tre componenti principali:

  • Soddisfare è la conoscenza, le informazioni, l'esperienza, la competenza, le opinioni, le idee, gli atteggiamenti e le aspettative che ogni individuo porta a un incontro.
  • Interazione è il modo in cui i partecipanti lavorano insieme per affrontare il contenuto di una riunione. Ciò include i sentimenti, gli atteggiamenti e le aspettative dei partecipanti che hanno un rapporto diretto con la cooperazione, l'ascolto, la partecipazione e la fiducia.
  • Struttura è il modo in cui sono organizzate sia le informazioni che i partecipanti per raggiungere lo scopo / obiettivi dell'incontro.

Tipi di riunioni

Esistono molti tipi diversi di riunioni; qui ci concentriamo su quelli abituati a:

  • Far sapere
  • Consultare
  • Risolvere problemi
  • Prendere decisioni

Riunioni informative

Queste sono le riunioni più semplici in cui un membro, di solito il presidente, dispone di informazioni fattuali o di una decisione che riguarda tutti i presenti, che desidera comunicare. Tali incontri tendono ad essere formali in quanto il loro scopo è fornire ai membri una reale comprensione e discutere eventuali implicazioni o come utilizzare al meglio tali informazioni.

Riunioni di consulenza

Si tratta di riunioni utilizzate per discutere una politica o un'innovazione specifica e possono essere utilizzate per ottenere le opinioni dei partecipanti su tale politica o idea. Un esempio potrebbe essere:

  • Rivedi una politica attuale
  • Dichiarare le sue carenze
  • Suggerisci un cambiamento
  • Sottolinea i vantaggi di tale cambiamento
  • Ammetti le tue debolezze
  • Invita commenti

Incontri per la risoluzione dei problemi



Queste riunioni dipendono dal presidente che descrive il problema nel modo più chiaro possibile. I membri dovrebbero essere selezionati in base alla loro esperienza, competenza o interesse e quindi ricevere quante più informazioni possibili per consentire loro di generare idee, offrire consigli e giungere a conclusioni. (Guarda anche: Risoluzione dei problemi )

Riunioni decisionali

Questi tipi di riunioni tendono a seguire un metodo di procedura stabilito:

  • Descrizione del problema
  • Analisi del problema
  • Disegna idee
  • Decidi qual è il migliore
  • Raggiungi le conclusioni

(Guarda anche: Il processo decisionale )



Molte organizzazioni, club e società tengono riunioni regolari per consentire ai membri di riferire e discutere i progressi e il lavoro in corso, per deliberare la pianificazione attuale e futura. Tali riunioni possono contenere elementi di ciascuno dei quattro esempi precedenti.


Pianificazione e preparazione per una riunione

Di primaria importanza per il successo di qualsiasi riunione è l'atteggiamento e la leadership del presidente . In una riunione, il presidente è il leader e, come tale, deve svolgere la stessa funzione del leader di qualsiasi gruppo di lavoro.

Affinché una riunione sia efficace, il presidente deve:

quale delle seguenti è la funzione di una recensione in una presentazione?
  • Pianifica, organizza e controlla la discussione degli argomenti all'ordine del giorno.
  • Mantieni il gruppo incoraggiando e sviluppando relazioni armoniose.
  • Motivare le persone incoraggiando tutti a contribuire, premiando i loro sforzi e supportandoli in ogni difficoltà.

Prima di qualsiasi riunione, il presidente dovrebbe porre e risolvere le seguenti domande:

come calmare i nervi prima di parlare in pubblico
  • Qual è lo scopo dell'incontro?
  • Un incontro è appropriato?
  • Come dovrebbe essere programmato l'incontro?
  • Chi dovrebbe partecipare alla riunione?
  • Quale preparazione è richiesta per l'incontro?

Qual è lo scopo dell'incontro?

Tutte le riunioni devono avere uno scopo o uno scopo e il presidente deve porre domande, domande come:

  • Cosa si vuole ottenere da questo incontro?
  • È necessaria una consulenza su una questione particolare?
  • È sorto un problema che necessita di una pronta discussione?
  • È una riunione regolare per tenere 'in contatto' i membri?

Una riunione è appropriata?

Il presidente dovrebbe sempre considerare se una riunione è necessaria o se qualche altro mezzo di comunicazione è più appropriato, ad esempio promemoria o e-mail mirate a persone che invitano a commentare. Le riunioni non necessarie possono far perdere tempo, portare a frustrazione e negatività e possono ridurre la motivazione a partecipare alle riunioni future.

Come dovrebbe essere pianificata la riunione?

Ciò dipenderà molto dal tipo di riunione che si terrà. Ci dovrebbe essere un fondamento logico dietro ogni riunione, non importa quanto di basso livello o informale, e questo determinerà in gran parte il contenuto e indicherà come dovrebbe procedere la pianificazione.

Chi parteciperà alla riunione?



Questo è spesso deciso dalla natura dell'incontro stesso. In una piccola organizzazione, una riunione potrebbe includere tutti i membri del personale, mentre un gruppo di lavoro o una riunione di comitato avranno già i suoi membri predeterminati. In una grande organizzazione o dipartimento, il personale che partecipa potrebbe rappresentare gli altri. È importante che tutte le implicazioni di tale rappresentazione siano realizzate dagli individui interessati poiché non parlano semplicemente per se stessi. Le riunioni al di fuori del luogo di lavoro possono includere membri del consiglio di amministrazione o altre parti interessate.

Quali preparativi sono necessari per la riunione?

Se si vuole ottenere il massimo contributo da tutti i partecipanti, lo scopo della riunione dovrebbe essere riconosciuto da tutti. L'espressione più tangibile di ciò è l'ordine del giorno che dovrebbe essere diffuso preventivamente a tutti gli invitati all'incontro. L'agenda dovrebbe:

  • Indica l'ora e il luogo dell'incontro.
  • Elenca gli argomenti da trattare, indicando chi li introdurrà.
  • Avere allegati tutti i documenti pertinenti.
  • Dai l'ora alla fine della riunione.

L'agenda: Questo è il programma di massima per l'incontro. Nella maggior parte delle riunioni formali è redatto dal segretario in consultazione con il presidente . Il segretario deve far circolare l'ordine del giorno con largo anticipo rispetto alla riunione, compresi gli eventuali documenti di accompagnamento. Il segretario chiede inoltre l'inserimento di punti all'ordine del giorno.

Le riunioni regolari spesso iniziano con i verbali dell'ultima riunione seguiti da 'questioni che sorgono' che costituisce un collegamento con quanto accaduto nella riunione precedente. La maggior parte delle riunioni si conclude con 'qualsiasi altra attività' (AOB), che offre a tutti l'opportunità di raccogliere tutti gli elementi dell'ultimo minuto; anche se riunioni più formali possono avere punti AOB elencati all'ordine del giorno.

Un esempio di agenda potrebbe essere:

  • Mi scuso per l'assenza.
  • Verbale dell'ultima riunione.
  • Questioni derivanti (dal verbale dell'ultima riunione).
  • Articolo 1 - Formazione e sviluppo.
  • Punto 2 - Relazione sui finanziamenti.
  • Voce 3 - Finanza e attrezzatura.
  • A.O.B. (Ogni altro affare).
  • Ora e data della prossima riunione.

Naturalmente possono esserci più punti all'ordine del giorno. Puoi saperne di più sulla nostra pagina: Impostazione dell'agenda .

Continuare a:
Come condurre una riunione
Riunioni e presentazioni remote