Capacità organizzative

Guarda anche: Pensiero strategico

Quante volte ti sei detto 'Ho davvero bisogno di organizzarmi? 'E poi non ci sei riuscito? È un problema comune.

Una cattiva organizzazione di solito significa meno produttività e opportunità perse e può portare a un aumento della procrastinazione e dello stress.

Fortunatamente, ci sono alcune semplici cose che puoi fare che ti aiuteranno ad assicurarti di organizzarti e rimanere tale. E la cosa ancora migliore è che queste abilità possono essere utilizzate a casa o al lavoro e sono ugualmente utili in entrambi.



Le capacità organizzative sono davvero una combinazione di Gestione del tempo e Auto motivazione . Ma se questo suona un po 'scoraggiante, probabilmente è meglio considerare l'organizzazione in termini di una serie di passaggi che puoi compiere.


Capacità di organizzazione efficaci: sette passaggi

1. Sii chiaro su ciò che devi fare.

Se sei una di quelle persone, come la maggior parte di noi, che fatica a ricordare cosa hai deciso di fare o cosa volevi fare se avessi avuto abbastanza tempo, tieni un elenco.

Se un elenco non è sufficiente, conservane diversi. Alcune persone trovano che funzionano meglio con un unico elenco, ma altri hanno un elenco 'Da fare' a lungo termine, integrato da un elenco 'Attività' giornaliero. Altri hanno anche un elenco di lavori per la settimana. È una questione di preferenza se si utilizzano elenchi cartacei o elettronici.

2. Decidi quando lo farai.

La ricerca mostra che il nostro cervello è programmato per preoccuparsi di cose che non abbiamo fatto.

un ascoltatore attivo non dovrebbe mai interrompere l'oratore facendo domande.



Questo è il motivo per cui ti svegli la notte in preda al panico per quel pezzo di lavoro che hai dimenticato. È interessante notare, tuttavia, che inserire un lavoro in una lista di cose da fare e, soprattutto, decidere quando lo farai sembra essere sufficiente per spegnere la parte del tuo cervello che si preoccupa, almeno fino a quando non ti sei perso il slot identificato.

3. Concediti tempo e spazio.

Organizzarsi non avviene per caso. Devi darti tempo per farlo.

Prenditi un po 'di tempo ogni giorno per pensare a quello che devi fare quel giorno e pianifica quando lo farai. È meglio farlo all'inizio della giornata o alla fine della giornata per quella successiva. Se ti sposti in treno, potresti scoprire che il tuo viaggio è il momento ideale per farlo, ma in caso contrario, prenditi solo 10 minuti quando entri per la prima volta al lavoro, preferibilmente lontano dalla scrivania per evitare distrazioni.

Se fai fatica a trovare quel tempo, programmalo nel tuo diario. Se il tuo calendario elettronico è pubblico, assicurati di descriverlo in modo tale che i tuoi colleghi non si identificheranno immediatamente come 'tempo che può essere utilizzato per venire a parlare con te'. Ad esempio, utilizza le iniziali, in modo che sembri che tu abbia una riunione, come 'DSW' o 'Fai un po 'di lavoro' e 'PMD' o 'Pianifica la mia giornata'. Sai cosa significa, ma nessun altro lo farà. E LASCIATE LA VOSTRA SCRIVANIA. Vai a sederti in mensa, o in un angolo tranquillo di una sala riunioni, per evitare che qualcuno ti parli, o la tentazione di 'controllare solo la posta'.

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Vedi la nostra pagina: Evitando distrazioni per suggerimenti e ulteriori informazioni.

4. Decidi cosa è importante e cosa è urgente.

È una distinzione delicata, ma tutto può essere separato in urgente o no, importante o no.



Alcune cose sono sia importanti che urgenti. Altri non sono né l'uno né l'altro. Dai un'occhiata alla sezione Prioritization del nostro Gestione del tempo pagina per ulteriori idee su come gestirlo.

5. Suddividere e delegare i compiti.

Suddividi le attività nelle loro parti componenti e valuta se puoi delegare qualcuno di loro.

Hai davvero bisogno di fare subito l'intero compito? E hai davvero bisogno di farne parte? A volte può volerci tanto tempo per delegare quanto per svolgere il compito, soprattutto se è relativamente veloce da fare, ma potrebbe volerci un po 'per spiegare. Ma se è relativamente semplice da spiegare e semplice ma prolisso da fare, è un compito ideale per la delega.

Dai un'occhiata al nostro Capacità di delega pagina per imparare a delegare senza perdere il controllo. E, senza procrastinare inutilmente, considera se hai davvero bisogno di farlo oggi o se c'è qualcos'altro che è più importante o urgente che sarebbe un uso migliore del tuo tempo.

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6. Non lasciarti frustrare da attività extra.

Sappiamo tutti come ci si sente ...



Hai appena trascorso 10 minuti a organizzarti e torni alla tua scrivania per trovare un'e-mail dal tuo capo che ti dice di mollare tutto e finire un rapporto che è diventato improvvisamente il problema più importante e urgente del mondo.

Non arrabbiarti o frustrarti. Almeno ora sai se hai qualcos'altro nella tua lista che non può aspettare e puoi negoziare scadenze estese per altri lavori da un punto di vista informato!

7. Rimani in cima alle cose.

Soprattutto quando sei molto impegnato, è facile lasciare che la tua sessione di organizzazione quotidiana scivoli.

Vuoi solo andare a casa, o hai davvero bisogno di andare d'accordo con qualcos'altro. Ma è importante tenere il passo con la pianificazione e l'organizzazione, altrimenti tutto finisce in un vero disastro e poi ci vogliono ore per districarsi.



Sai che ha senso!

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Quando pensi al riordino generale, il principio di 'stare al passo con le cose' ha davvero senso. Ad esempio, se insisti affinché i tuoi figli mettano via ogni set di giocattoli prima di uscire dal prossimo: ferrovia via prima che esca Lego, servizio da tè per bambole prima che possa essere aperto un puzzle e così via, poi il riordino al la fine della giornata richiede molto meno tempo.

Tuttavia, se lasci tutto il riordino fino alla fine della giornata, potrebbe volerci molto tempo e nel frattempo potrebbero esserci giocattoli o pezzi di giocattoli che sono stati appoggiati e rotti, presi a calci sotto i mobili, persi o travolto in un altro gioco.

Le stesse regole si applicano all'organizzazione generale: tienilo al top, ed è una cosa semplice da regolare. Lascia che ti venga addosso e ci vorrà molto tempo per risolverlo.




Organizzare te stesso o organizzare progetti?

La maggior parte di ciò che è descritto qui riguarda l'organizzazione di te stesso e il controllo del tuo lavoro o della tua vita.

Gli stessi principi si applicano all'organizzazione di qualsiasi cosa, da una famiglia a un progetto o evento.

Soprattutto, dedicare regolarmente del tempo a pensare a ciò che devi fare e quando, e in particolare a ciò che è limitato nel tempo, pagherà davvero i dividendi.

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Pianificazione
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