Ridurre al minimo le distrazioni e le perdite di tempo

Parte di: Gestione del tempo

Ci sono molte cose nella vita che, potenzialmente, possono far perdere molto tempo. Riducendo al minimo le distrazioni e rimuovendo i perditempo dalla nostra giornata possiamo ottenere di più e potenzialmente avere più successo.

Sebbene il seguente elenco sia orientato al luogo di lavoro, molte delle idee possono essere applicate ad altri momenti impegnativi della vita, quando è necessario andare avanti ed evitare quante più distrazioni possibile.

Utilizzando solo alcune di queste semplici idee puoi aumentare la tua produttività e fare un uso più efficace del tuo tempo.




Telefono

  • Quando sei occupato, metti i telefoni in modalità silenziosa.
  • Usa la posta vocale con saggezza e dedica del tempo per restituire le chiamate perse.
  • Pianifica gli orari della giornata in cui riceverai le chiamate: fai conoscere agli altri i tuoi impegni.
  • Avere un telefono cellulare personale non dare il numero al proprio capo o ai colleghi. Amici e familiari possono comunque contattarti in caso di emergenza.
  • Quando effettui o ricevi una chiamata: sii educato, ascolta e chiarisci, ma cerca di evitare chiacchiere eccessive mantenendo le chiamate il più brevi possibile. Vedi le nostre pagine Capacità di ascolto e Chiarire per maggiori informazioni.
  • Rispondi alle chiamate in piedi, la ricerca mostra che le persone che stanno in piedi mentre sono al telefono mantengono le loro conversazioni brevi.
  • Se accetti di assumere compiti come parte della conversazione telefonica, agisci immediatamente, anche se questo significa aggiungerli al tuo elenco di 'cose ​​da fare'.
  • Memorizza i numeri che componi di frequente nel telefono o tieni un elenco immediatamente disponibile vicino al telefono.

E-mail

  • Controlla le tue e-mail solo un paio di volte al giorno. Chiudi il tuo client di posta elettronica quando non è in uso. Le nuove e-mail che lampeggiano sullo schermo del computer possono essere un'enorme distrazione e perdita di tempo.
  • Imposta cartelle e regole nel tuo client di posta elettronica aiutando a filtrare e archiviare automaticamente i messaggi di posta elettronica.
  • Pianifica un periodo di tempo ogni giorno per inviare e rispondere alle e-mail. Non lasciare che le email raggiungano livelli ingestibili.
  • Elimina immediatamente tutte le email di spam.
  • Elimina immediatamente tutte le email irrilevanti. Ciò include le email 'generali' che non ti coinvolgono specificamente. Le persone nelle organizzazioni utilizzano spesso la funzione 'Rispondi a tutti' nel proprio client di posta. Sebbene tali messaggi di posta elettronica possano essere rilevanti per determinate persone o reparti, se non sei uno di loro, eliminali.
  • Inoltra le e-mail a qualcuno che possa fornire una risposta migliore, se appropriato.
  • Prova a gestire ogni email pertinente solo una volta, leggi e rispondi immediatamente entro il tempo programmato. Una volta terminato, archivia l'e-mail.
  • Diffidare delle e-mail contrassegnate come urgenti o ad alta priorità ... potrebbero non esserlo.

Mail

  • Apri la posta vicino a un cestino della carta straccia e raccogli ciò che puoi immediatamente.
  • Gestisci immediatamente la posta, se possibile, leggi, elabora e rispondi o agisci. Cerca di gestire ogni messaggio di posta una sola volta.

Computer

  • Disattiva tutte le applicazioni di messaggistica istantanea.
  • Chiudi programmi e documenti quando hai finito di usarli: archivia i tuoi documenti in modo logico. Questo non solo rimuove le distrazioni, ma significa anche che il tuo computer ha più risorse per fare il lavoro successivo.
  • Chiudi le pagine web dopo averle lette. Ciò è particolarmente importante per le notizie oi siti di social network in cui le informazioni vengono aggiornate costantemente.
  • Se sei tentato di distrarti con un gioco per computer, raziona la quantità di tempo che giochi o disinstallalo dal tuo computer.
  • Assicurati che il tuo computer sia protetto da virus e malware. Effettua il backup del tuo lavoro; usa una chiavetta USB per trasportare documenti e file importanti, ma non dimenticare di proteggerla con una password.
  • Lavora con i tuoi mezzi ogni volta che è possibile. Cercare di apprendere nuove competenze IT quando hai poco tempo può essere un disastro, chiedere aiuto a qualcuno o trovare un modo più semplice per raggiungere il tuo obiettivo. Pianifica del tempo in futuro per apprendere competenze IT specifiche.

Riunioni organizzate

  • Partecipa solo alle riunioni che ti interessano. L'incontro è necessario e ha uno scopo preciso?
  • Cerca di arrivare in tempo per le riunioni, né presto né tardi.
  • Conoscere lo scopo della riunione e ottenere in anticipo una copia dell'ordine del giorno. Prendi accordi per lasciare la riunione in anticipo se è solo parzialmente rilevante.
  • Concorda in anticipo per quanto tempo dureranno le riunioni. Inizia e termina la riunione in tempo.
  • Usa un programma a tempo, soprattutto per riunioni più lunghe o dove il presidente è meno efficace.

Visitatori - Riunioni improvvisate

  • Fai sapere alle persone quando sei disponibile per incontrare i visitatori.
  • Pianifica periodi di tempo in cui puoi incontrare i visitatori e fai riferimento a questi come appuntamenti: cerca di limitare ogni appuntamento a 10 o 15 minuti. La parola appuntamento è più formale ed è meno probabile che le persone pensino di 'fare un salto per una chat' e che siano più propense a venire per un motivo specifico.
  • Impara a dire di no. Se i visitatori arrivano in un momento inopportuno, spiega educatamente che non puoi vederli e pianifica la visita in un momento reciprocamente conveniente.
  • Non dimenticare di programmare del tempo da trascorrere con gli amici!

Impegni familiari

  • Usa un calendario per il quale ogni membro della famiglia è responsabile della registrazione dei propri impegni e attività. Includere club e società, eventi sociali, giorni di ferie, appuntamenti dal medico e dal dentista, eventi pianificati come vacanze e servizi di auto, appuntamenti dal parrucchiere, visite di amici e familiari allargati - quante più informazioni possibili in modo che ogni giorno possa essere gestito in modo efficace.
  • Usa un vassoio o una scatola per tenere insieme documenti importanti vicino al calendario. Includere promemoria di appuntamenti, messaggi telefonici e altri documenti pertinenti. Getta via i documenti non appena scadono.

Fatica

  • Quando siamo impegnati è più probabile che abbiamo un temperamento più corto rispetto a quando siamo più rilassati. Le piccole cose hanno maggiori probabilità di irritarci e abbiamo maggiori probabilità di sentirci stressati o arrabbiati. Lo stress e la rabbia possono potenzialmente far perdere più tempo e corri il rischio di danneggiare la tua salute e i sentimenti degli altri. Cerca sempre di rimanere il più calmo possibile, fai sapere agli altri che sei impegnato e che hai bisogno di tempo per completare i tuoi compiti. Le persone di solito sono comprensive e possono persino offrirsi di aiutare!

Vedi le nostre pagine: Cos'è lo stress? e Cos'è la rabbia? per più.



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