Riunioni consapevoli

Guarda anche: Riunioni - Pianificazione e struttura

Sei una delle maggior parte delle persone che odiano le riunioni, perché durano troppo a lungo e non sembrano mai essere veramente rilevanti?

Una recente ricerca del Cranfield Center for Business Performance presso l'Università di Cranfield ha scoperto che le riunioni non devono essere così.

Invece, suggeriscono i ricercatori, le riunioni possono essere uno degli strumenti più potenti nell'armeria di qualsiasi manager se il presidente può aiutare i partecipanti a entrare in uno stato simile alla 'consapevolezza'.



In questo stato, i partecipanti vedranno le cose in modo più chiaro e aiuteranno a prendere decisioni migliori.


Cos'è la consapevolezza?

Fondamentalmente, la consapevolezza è essere consapevoli del presente.

Originariamente un concetto buddista, la consapevolezza è uno dei sette fattori di illuminazione. In questo contesto, significa consapevolezza della realtà delle cose ed è quindi considerato un modo per superare l'illusione e un potere chiave.

A livello personale, consapevolezza significa essere consapevoli del proprio corpo, mente e sentimenti.

Vedi la nostra pagina su Consapevolezza per più.

In un ' riunione consapevole ', Il presidente aiuta i partecipanti a essere consapevoli del' adesso 'ma a non reagire troppo rapidamente alle informazioni.

Ciò consente l'esplorazione di nuove idee e diverse prospettive.




La ricerca di Cranfield, guidata dal dott. Andrey Pavlov e dal dott. Jutta Toblas, suggerisce che se il presidente aiuta i partecipanti a diventare più consapevoli, si impegnano in modo più efficace, concentrandosi sulle priorità dell'incontro piuttosto che sui propri pensieri. Anche se questo può sembrare difficile, c'è una serie sorprendentemente semplice di dieci passaggi che la sedia può compiere per aiutare i partecipanti ad entrare in quello 'spazio consapevole'.


Riunioni consapevoli: un processo in dieci fasi

1) Incoraggiare l'apertura

I partecipanti alla riunione devono sentire di poter parlare apertamente, senza doversi preoccupare delle potenziali conseguenze di ciò che dicono. I presidenti possono intervenire per incoraggiare ciò incoraggiando tutti a dire la loro e assicurandosi che le critiche personali non siano consentite.

2) Stabilire fiducia

La fiducia richiede tempo per svilupparsi ma, una volta che esiste, è un potente strumento per incoraggiare l'apertura e la condivisione delle informazioni. È importante che il gruppo nella riunione si conosca e abbia la possibilità di creare fiducia. Il presidente potrebbe quindi voler chiarire che l'invio di sostituti non è accettabile se una persona non è in grado di partecipare, o che è importante che il gruppo lavori insieme nel tempo.

3) Assicurati che tutti stiano bene fisicamente



Sembra strano, ma la ricerca mostra che tutti i pensieri e le emozioni sorgono prima come sensazioni fisiche. Questi sono interpretati come sentimenti e quindi influenzano il processo decisionale. Quindi è davvero importante assicurarsi che tutti siano fisicamente a proprio agio. Ciò significa che la sedia deve garantire, ad esempio, che ci sia abbastanza spazio nella sala riunioni affinché tutti possano stare comodamente, che non sia né troppo caldo né troppo freddo e che chiunque ne voglia uno beva un drink. Con molte organizzazioni che hanno vietato anche l'idea di fornire caffè gratuito, questo potrebbe significare inviare e-mail in giro per ricordare a tutti di portare le proprie bevande.

4) Assicurati che ci siano punti di vista diversi nel gruppo

Se il gruppo è troppo simile, possono sorgere diversi problemi inutili, incluso il pericolo del 'pensiero di gruppo' in cui il gruppo non vede che sono possibili altre prospettive. È quindi buona pratica garantire che i partecipanti provengano da background e funzioni diverse all'interno e all'esterno dell'organizzazione e che quindi portino prospettive diverse. Ad esempio, nelle organizzazioni sanitarie, hai incluso una prospettiva del paziente?

5) Consenti ai partecipanti di esprimere emozioni

A volte può sembrare che esprimere emozioni sia disapprovato in un contesto lavorativo e persino in un incontro personale. Sono solo così disordinati. Ma il modo in cui ci sentiamo è parte integrante del modo in cui prendiamo decisioni, quindi uno stato di consapevolezza non può emergere se non è consentito esprimere emozioni. Il presidente potrebbe aver bisogno di assicurarsi che sia esplicitamente concordato che l'espressione delle emozioni è consentita poiché il gruppo potrebbe altrimenti assumere un divieto implicito.

6) Incontra faccia a faccia ovunque sia possibile



Sebbene sia perfettamente possibile promuovere una relazione esistente tramite e-mail e persino svilupparne una, l'incontro faccia a faccia dà un potente senso di connessione. Anche se non vorresti trascinare persone per 200 miglia solo per una riunione di mezz'ora, se possibile, organizza riunioni quando le persone si trovano già nello stesso spazio per evitare la teleconferenza e incoraggia i partecipanti a parlare di persona ogni volta che è possibile.

7) Rispetta il fatto che le persone hanno una capacità di attenzione limitata

La concentrazione e l'attenzione sono fondamentali per mantenere la consapevolezza. È anche un lavoro duro e un'offerta limitata. Quindi il presidente deve rispettarlo e garantire che le riunioni siano brevi e puntuali, con pause e rinfreschi forniti se necessario.

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8) Mantieni l'attenzione come presidente

La sedia è il fulcro dell'incontro. Chiunque stia parlando, è probabile che almeno un'altra persona nella stanza sarà ben consapevole di ciò che sta facendo la sedia. La sedia quindi deve rimanere presente nella mente oltre che nel corpo e non essere tentata di andarsene presto e lasciare che gli altri se ne vadano. Il presidente ha anche un ruolo nel mantenere la riunione concentrata riportandola sul corso e chiarendo la struttura se necessario.

9) Consentire la discussione di nuove idee e priorità



La consapevolezza riguarda l ''ora', il momento presente. Se l'incontro è incentrato su come l'azienda o l'organizzazione ha fatto le cose in passato, è probabile che manchino idee nuove ed emergenti. Il presidente deve quindi rimanere coinvolto durante lo sviluppo delle discussioni e cercare di non resistere a nuove priorità se emergono. Il modo migliore per farlo è concentrarsi su ciò che è necessario 'in questo momento', che probabilmente incoraggerà l'emergere delle informazioni richieste e aiuterà il gruppo a prendere le decisioni più efficaci.

10) Plasmare la struttura della riunione

Indipendentemente da quanto sarebbe facile lasciare che qualcun altro definisca l'ordine del giorno, è importante che il presidente sia fortemente coinvolto. La sedia ha anche un ruolo nel plasmare la struttura della riunione mentre si svolge e consentendole di svilupparsi in modo flessibile se necessario. Con il presidente che presta attenzione alla struttura della riunione, tutti gli altri possono concentrarsi sul contenuto e quindi prendere decisioni consapevoli.


Solo buon senso?

Potresti pensare che molti di questi dieci passaggi siano solo buon senso. E impostati in questo modo, sembrano abbastanza ovvi. Ma è anche chiaro dalla ricerca sia a Cranfield che altrove che non sono necessariamente la norma.

In qualità di presidente, se incorpori anche solo alcuni di questi dieci punti nelle tue riunioni, è probabile che le tue riunioni diventino più efficaci. Se li incorpori tutti, scoprirai sicuramente che i gruppi che presiedi prendono decisioni più efficaci e che le persone sono più disposte a partecipare con il corpo e con la mente.

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