Gestione degli eventi di consultazione pubblica

Guarda anche: Intervento alle riunioni di consultazione pubblica

Sempre più organizzazioni ora hanno bisogno di consultarsi pubblicamente su eventuali modifiche all'area locale o alla fornitura di servizi.

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Le aziende che sono importanti datori di lavoro in una particolare area potrebbero anche voler consultare i residenti locali prima di cambiare sede e / o attività.

La possibilità di organizzare e gestire un'efficace riunione di consultazione pubblica diventa quindi sempre più importante.



Questa pagina fornisce alcune idee su ciò che potresti dover fare.


Organizzazione di una riunione di consultazione pubblica

Ci sono una serie di aspetti nella pianificazione e nell'organizzazione delle riunioni di consultazione pubblica che è necessario tenere in considerazione.

Questi includono:

1. Il tempismo

La tempistica delle riunioni di consultazione pubblica è molto importante. Se sbagli, sarai accusato di cercare di nascondere le cose e impedire alle persone di partecipare. È quindi fondamentale considerare chi potrebbe voler partecipare e quale orario sarebbe più conveniente per loro.



Per esempio:

  • Desideri che partecipino principalmente persone di altre organizzazioni? Se è così, durante il giorno è l'ideale, poiché lo faranno come parte del loro lavoro.
  • È probabile che gli interessati siano membri della comunità a titolo privato? In tal caso, potrebbe essere necessario tenere la riunione la sera.

2. La sede

Ancora una volta, i partecipanti sono fondamentali per la decisione. La sede deve essere abbastanza grande da contenere tutti coloro che probabilmente parteciperanno e un posto conveniente per i partecipanti. Inoltre, non deve essere costoso se la consultazione è a spese del pubblico, poiché è probabile che venga fortemente criticato. Dovresti anche considerare se il parcheggio è disponibile e, in caso contrario, dove suggerisci alle persone di parcheggiare.

3. Un presidente e / o un facilitatore neutrale

Soprattutto se è probabile che l'argomento sia controverso, è una buona idea avere un facilitatore neutro presente con molta esperienza nella conduzione di grandi riunioni ed eventi.



Esempi di brave persone tra cui scegliere includono un consigliere locale del tuo consiglio locale o di una zona limitrofa, un giornalista o un consulente con esperienza nell'organizzazione di riunioni di consultazione pubblica.

Dovrai pagare la sedia, quindi assicurati di poterti permettere e giustificare le tasse.

È una buona idea informare il presidente con largo anticipo sulle probabili questioni da sollevare e su chi sarà in grado di rispondere a punti particolari. È anche utile concordare l'approccio generale, sia che si tratti di ' modalità di ascolto 'O cercando di rispondere alle preoccupazioni.

4. Partecipanti delle organizzazioni coinvolte



Come quando stai configurando un file conferenza stampa , è necessario riflettere su chi dovrebbe partecipare alle organizzazioni coinvolte e quale dovrebbe essere il loro ruolo.

Per esempio:

  • Chi dovrebbe presentare le tue prime proposte?
  • Qualcun altro ha bisogno di fare una presentazione sui dettagli di una qualsiasi delle proposte?
  • Hai intenzione di eseguire una sessione di domande e risposte? In tal caso, di quale esperienza hai bisogno sul pannello?

Devi anche assicurarti che i tuoi partecipanti siano adeguatamente preparati. Se stai proponendo di svolgere una sessione di domande e risposte, esercitati, soprattutto se potrebbero esserci domande ostili. Per ulteriori informazioni, vedere le nostre pagine su Gestione di una conferenza stampa e Comunicazioni in caso di crisi .



Dovresti anche assicurarti che i relatori si sentano a proprio agio con il loro ruolo, soprattutto se non sono abituati a presentare formalmente.

5. L'agenda

Devi decidere un ordine di marcia e una durata. Se l'evento dura più di due ore circa, potresti anche aver bisogno di organizzare pause caffè e di comfort per evitare che le persone se ne vadano.

È una buona idea concordare l'ordine del giorno con il presidente neutrale, poiché potrebbe avere un contributo da dare che aiuterebbe lo svolgimento dell'evento.

Durante un evento di consultazione pubblica, vorrai avere alcuni mezzi per raccogliere le opinioni del pubblico, sia tramite una sessione di domande e risposte, o semplicemente invitando le persone a fare commenti, che saranno presi in considerazione. Devi concordare in anticipo come gestirlo e se proverai a rispondere immediatamente a qualsiasi domanda, o semplicemente annotale tutte per considerazione. Dovresti concordare questo con il tuo pannello e con il presidente indipendente, e anche dirlo al pubblico il giorno in modo che sappiano cosa aspettarsi.

6. Il pubblico

Devi decidere se il tuo pubblico deve essere solo su invito o se può semplicemente presentarsi in giornata. Se desideri consultare la maggior parte delle organizzazioni, la soluzione migliore è solo su invito. Tuttavia, devi essere consapevole che questo ha il potenziale per sembrare elitario ed escludere alcune delle persone con le preoccupazioni più forti. Pertanto, è appropriato solo in determinate circostanze, ad esempio quando si stanno valutando i dettagli tecnici di una proposta o quando si desidera input da gruppi particolari e non da individui.

Quando inviti le organizzazioni a inviare rappresentanti, potresti suggerire quanti dovrebbero inviare e spiegare che ci sono vincoli di spazio. È inoltre necessario dare alle organizzazioni tempo sufficiente per invitare i rappresentanti appropriati.

Se permetti alle persone di presentarsi durante la giornata, devi considerare come pubblicizzare l'evento. I poster presso le organizzazioni interessate sono una buona opzione, così come la radio locale. Puoi anche inserire annunci sui giornali locali, utilizzare i tuoi siti web e quelli di altri e invitare gruppi di interesse speciale locali a pubblicizzarli ai loro membri.

Dovresti anche considerare se vuoi registrare il tuo pubblico in qualche modo in modo da sapere chi ha partecipato. In tal caso, di quali informazioni hai bisogno e come le raccoglierai? Ad esempio, potresti chiedere a tutti di firmare un foglio di presenza all'ingresso, fornendo nome, indirizzo e interesse per l'argomento. In tal caso, assicurati di avere molti fogli in modo che non causi ritardi.

È inoltre necessario considerare se si desidera prendere accordi speciali per un determinato membro del pubblico.

Ad esempio, se si sta effettuando una consulenza su servizi che interesseranno in particolare le persone disabili, è necessario prendere accordi che consentano agli utenti su sedia a rotelle di partecipare facilmente. Se stai facendo consulenza sui servizi per le madri con bambini piccoli, hai bisogno di fornire strutture per l'asilo nido?

7. Un appunti

Avrai bisogno di una registrazione della giornata, comprese tutte le questioni e le domande sollevate. Potresti usare uno stenografo, una registrazione audio della riunione, oppure potresti usare un appunti. Dipende davvero da quanto pieno deve essere il record, che è una decisione da prendere con i responsabili.

Se hai una persona che prende appunti, potresti essere in grado di fornire un feedback immediato sui problemi sollevati. Una persona ragionevolmente competente dovrebbe essere in grado di registrare tutte le domande quando vengono poste, e quindi raggrupparle ampiamente per argomento, entro circa mezz'ora dalla fine della sessione. Se hai una pausa caffè prolungata o una pausa pranzo, quindi, dovresti essere in grado di fornire informazioni sulle questioni chiave sollevate in seguito e assicurarti che il tuo pubblico sappia che hai ascoltato le loro preoccupazioni.

8. Sistema audio e altre apparecchiature

Se hai intenzione di fare una presentazione formale, devi disporre di attrezzature di alta qualità. Questo può essere fornito, soprattutto se si utilizza una sede per conferenze, ma se si utilizza solo una stanza in un edificio pubblico, potrebbe non essere di alta qualità. Se hai una sessione di domande e risposte, tutti devono essere udibili, il che significa che tutti hanno bisogno di microfoni.

Potresti voler assumere un sistema audio professionale e qualcuno che lo gestisca per te.

9. Ristorazione

La necessità o meno di fornire un servizio di catering dipende dalla durata della riunione e anche dalla sua tempistica.

Il catering è costoso ed è quindi passato di moda negli eventi del settore pubblico. Tuttavia, se chiedi alle persone di essere presenti per più di due ore circa, almeno devi fornire da bere. Se chiedi loro di essere lì tutto il giorno, non è irragionevole fornire il pranzo.

10. Disposizione dei posti

Potrebbe essere necessario considerare:

  • Dove farai sedere i relatori e la giuria, sia durante la sessione che per il resto del tempo. Potrebbero non voler sedersi sul palco durante le presentazioni. Devi anche decidere se devono rimanere per l'intera riunione o se possono andarsene dopo il loro slot.
  • Quanti posti per il pubblico devi fornire e dove dovrebbero essere collocati nella stanza. Vale anche la pena avere una scorta di sedie di ricambio se si presentassero più persone del previsto.

11. Dopo l'evento

Avrai bisogno di un modo per risponderti dopo l'evento. Alcune consultazioni pubbliche sono vincolate da requisiti normativi, ma altre possono essere completamente aperte. È utile dire al pubblico cosa succederà dopo e cosa possono aspettarsi dal processo. Altrimenti, potresti trovarti a rispondere a domande per i prossimi sei mesi su quando qualcuno può aspettarsi di sentire dei progressi, e questo influenzerà seriamente le tue possibilità di portare a termine qualsiasi altro lavoro.


Un'ultima parola

Questa pagina è in realtà solo una guida rapida ad alcune delle aree che dovresti considerare se hai bisogno di organizzare un evento di consultazione pubblica.

L'aspetto più importante di tutti è probabilmente ricordare che si tratta di tutto membro del pubblico . Vogliono contribuire e devi considerare come possono farlo al meglio. Gli accordi dovrebbero cadere fuori da questo e, se lo prendi come punto di partenza, è probabile che tu abbia molto più successo.

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