Gestione di una conferenza stampa

Guarda anche: Scrivere un comunicato stampa

Le conferenze stampa sono eventi mediatici. Sono progettati per ottenere una copertura stampa positiva di un annuncio da parte della vostra organizzazione, forse di una nuova politica, prodotto o servizio, o per limitare la copertura negativa di un problema o di un disastro.

Le conferenze stampa sono diverse da qualsiasi altra opportunità di presentazione e le ripercussioni possono essere gravi se sbagli, quindi vale la pena scoprire come gestirle bene.


Quando tenere una conferenza stampa

Ci sono molti modi per ottenere la copertura mediatica. Una conferenza stampa dovrebbe essere utilizzata solo in tre circostanze:



1. Quando hai grandi notizie da comunicare

Le conferenze stampa richiedono un bel po 'di organizzazione e non sono eventi facili da gestire. Pertanto, ne vuoi tenere uno solo quando hai davvero grandi notizie da comunicare e vuoi farlo conoscere a un vasto pubblico il più velocemente possibile.

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2. Quando la notizia sta per arrivare



Nessun giornalista degno di questo nome si presenterà a una conferenza stampa se la notizia è già stata diffusa. Deve essere una notizia 'nuova'. L'unica eccezione è se stai rispondendo a un disastro ma, anche in questo caso, la conferenza stampa deve essere la prima volta che dai una risposta formale, o devi avere qualcosa di nuovo da condividere con i media.

3. Quando i giornalisti vogliono sapere

Se nessuno te lo chiede, probabilmente nessuno lo vuole sapere e la stampa non si presenterà alla tua conferenza stampa. Il momento di tenere una conferenza stampa è quando non puoi gestire i telefoni perché così tanti giornalisti cercano informazioni.


La logistica delle conferenze stampa

Le organizzazioni più grandi potrebbero avere un ufficio stampa il cui compito è organizzare conferenze stampa e consigliarti in merito.

In caso contrario, ci sono diverse aree da considerare:

Tempistica

Le notizie in onda 24 ore su 24 hanno piuttosto cambiato il panorama delle conferenze stampa, ma vale comunque la pena ricordare che le testate giornalistiche potrebbero mirare a specifiche fasce orarie televisive.



Una conferenza stampa di metà mattina ti offre le migliori possibilità di raggiungere uno di quegli slot. Anche la metà della settimana è generalmente considerata migliore, poiché è più tranquilla per le notizie.


Posizione

Non devi andare da nessuna parte per tenere una conferenza stampa.

Una sala riunioni andrà bene, a condizione che ci sia un adeguato 'tavolo da lavoro' e molto spazio per la stampa. Ma se vai altrove, non dimenticare di visitare per verificare che il luogo sia adatto e assicurati anche di avere un 'piano B' in caso di problemi.



Se tu sei rispondere a un disastro , potrebbe essere una buona idea trovarsi nella posizione del problema. Se non altro, dimostrerà che la tua squadra migliore è sul posto e non a 500 miglia di distanza.

Il punto importante è che la tua sede sia facile da raggiungere per i media e dotata di tutte le attrezzature necessarie per loro.


Attrezzature

Desideri un'attrezzatura audio professionale, quindi, se necessario, noleggiala da una società di pubbliche relazioni che può consigliarti su ciò di cui avrai bisogno.



Assicurati inoltre di avere un tecnico in grado di risolvere eventuali problemi. Per lo meno, avrai bisogno di microfoni in modo che tutti possano sentire ciò che dicono i tuoi altoparlanti.

Può anche essere utile filmare l'evento, nel caso in cui le ultime notizie altrove significhino che alcuni team di stampa non partecipano. Inoltre, assicurati che ci sia un forte segnale del telefono cellulare e una connessione Wi-Fi, con il codice di accesso liberamente disponibile.


Media kit

Dovrai fornire una cartella di informazioni, incluso un file comunicato stampa , i dettagli dei partecipanti alla conferenza stampa, le citazioni dei senior manager dell'organizzazione e tutti i partner che puoi persuadere a dire qualcosa di positivo, oltre ai dettagli di eventuali piani. Includere anche un sito Web con ulteriori informazioni.


Persone

Devi considerare chi dovrebbe partecipare. Chi è il migliore della tua organizzazione?

Scegli persone con un'elevata credibilità che saranno in grado di parlare bene e in modo articolato, anche in risposta alle domande.

Dovresti includere anche rappresentanti delle organizzazioni delle parti interessate? Parleranno o saranno disponibili a rispondere alle domande e a rilasciare interviste in seguito?

Idealmente, vuoi solo uno o due oratori, ma assicurati che tutti coloro che partecipano possano rimanere per rilasciare interviste ai media in seguito, in quanto ciò garantirà che tutti i giornalisti che vengono deviati possano presentarsi in ritardo e continuare a ricevere la storia.

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Visualizza

Assicurati che l'area dietro gli altoparlanti sia vuota e / o abbia il logo della tua organizzazione.

Non vuoi che i tuoi altoparlanti vengano mostrati in televisione con i tubi che apparentemente sporgono dalle loro teste o qualcosa che distrae dietro. Se possibile, includi i dettagli del sito web della tua organizzazione sullo sfondo e / o sul podio o sul tavolo.


Moderatore

Considera l'idea di utilizzare un moderatore per organizzare l'evento, ad esempio, presentando i relatori e indirizzando le domande alla persona appropriata. Potresti, ad esempio, coinvolgere una persona esperta di pubbliche relazioni da moderare, o anche un giornalista amichevole.

il pensiero critico può essere meglio descritto come coinvolgente:

Invitare la stampa

Sembra ovvio, ma non dimenticare di far sapere alla stampa locale e, se applicabile, nazionale che stai tenendo una conferenza stampa!


Gestione della conferenza stampa

Ci sono due aree principali da considerare qui: presentare le tue informazioni e rispondere alle domande.

Presentazione delle informazioni

C'è davvero solo una regola importante qui: mantenerla breve.

Dì quello che devi dire e poi fermati. Se hai più di un oratore, spiega a ciascuno di fare da tre a cinque punti, in non più di tre o cinque minuti circa. L'intera conferenza stampa non dovrebbe durare più di 45 minuti, comprese le domande.

Fare non utilizzare PowerPoint o altri supporti visivi.

Concentrati sulla storia che vuoi raccontare. I giornalisti sono persone impegnate: se puoi dare loro una storia che possono usare, renderà la loro vita molto più facile. Ciò rende più probabile che non cercheranno un altro angolo, ma utilizzeranno quello che gli hai fornito.

Se non dai loro una storia, troveranno la loro e potrebbe non piacerti.

Rispondere alle domande

Questa è probabilmente la parte più difficile della gestione di una conferenza stampa, perché non sai cosa succederà.

Preparati il ​​più possibile in anticipo elaborando ciò che potrebbe essere chiesto e mettendo insieme una buona risposta a ogni domanda difficile. È una buona idea fare pratica con qualcuno che finge di essere un giornalista. Se più di una persona parla alla conferenza stampa, concorda in anticipo chi risponderà a quali tipi di domande.

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Assicurati inoltre che il tuo moderatore sia attento alle domande che esulano dall'ambito della conferenza stampa, soprattutto se ostili. Devono essere pronti a saltare e dire qualcosa come:

'Temo che oggi questa domanda esuli dalla nostra portata. Qualcuno vorrebbe fare una domanda sul materiale di cui abbiamo discusso? '

Fai attenzione ai giornalisti che ti tentano a usare determinate frasi 'infettandoti'. Potrebbero volere citazioni che possono usare fuori contesto, perché fanno grandi titoli.

Esempio: testo infettivo


A un evento di formazione sulla gestione della stampa, un team di studenti fingeva di essere il consiglio di una grande catena di supermercati tenendo una conferenza stampa. Un giornalista ha detto:

Puoi dirci di più su questo cibo avvelenato che è stato trovato in uno dei tuoi negozi?

Il gruppo si guardò inorridito. Il briefing per l'esercizio non aveva menzionato il cibo avvelenato e, in effetti, era solo il giornalista che giocava per vedere cosa sarebbe successo. Uno di loro ha parlato.

Non stiamo ammettendo alcun cibo avvelenato .

Non appena lo disse, si rese conto di essere stata scoperta. Una citazione fuori contesto e un titolo per il giornale del giorno successivo, se quella fosse stata una vera conferenza stampa.

Le conferenze stampa sulle cattive notizie, e in particolare sugli incidenti o sui disastri, sono un caso speciale. Vedi la nostra pagina su Comunicazioni in caso di crisi per più.


Dopo l'evento

È una buona idea contattare le squadre di notizie locali e nazionali per assicurarsi che abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno.

Soprattutto se quel giorno si è verificato un altro evento e alcuni team di stampa non sono arrivati ​​alla conferenza stampa, chiama e informali che hai una registrazione e invia un media kit via e-mail. Potrebbero essere in grado di usarne una parte anche se non erano presenti. Puoi anche offrirti di organizzare interviste con i partecipanti in un secondo momento, se necessario.

È anche buona pratica condividere personalmente la copertura delle notizie, tramite i social media e il proprio sito Web, per la massima pubblicità, nonché rivedere la conferenza stampa e la copertura che ne deriva per vedere cosa si può imparare da essa.

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