Riservatezza sul posto di lavoro

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La riservatezza, o la mancata divulgazione di determinate informazioni, è importante in un'ampia gamma di lavori.

La riservatezza è importante per motivi legali e reputazionali, ed è importante anche perché il tuo futuro impiego potrebbe dipendere da questo.

Alcune informazioni sono protette dalla legge in diversi paesi, comprese le informazioni di identificazione personale e anche i 'segreti commerciali'.



È quindi importante comprendere la natura della riservatezza e come assicurarsi di rispettare le linee guida legali o etiche.


Cos'è la riservatezza?


Riservatezza si intende lo stato di mantenere segrete o non divulgare informazioni . Viene da confidare , che significa fidarsi di qualcuno o dirgli dei segreti.

Le informazioni riservate, quindi, sono informazioni che dovrebbero essere mantenute private o segrete. La riservatezza è semplicemente l'atto di mantenere private quelle informazioni.

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Tipi di informazioni riservate

Esistono, in generale, cinque tipi principali di informazioni riservate.

1. Informazioni sui dipendenti

Durante il lavoro, ascolterai informazioni sulle persone all'interno della tua organizzazione. Alcuni di questi saranno pettegolezzi infondati e altri saranno informazioni che hai incontrato nel corso del tuo lavoro, soprattutto se sei un manager di linea o lavori nelle risorse umane.



Gestire i pettegolezzi


Inutile dire che non dovresti diffondere pettegolezzi, soprattutto se non sai se è vero. Anche solo chiedere a qualcun altro se sa se è vero che x ha y può avere enormi conseguenze per la reputazione di x.

Come regola generale, se non chiedi alla persona interessata o non lo menzionerai in faccia, non parlarne alle sue spalle.

Ottieni una reputazione di integrità, piuttosto che di spettegolare.


Se ti imbatti in informazioni private nel corso del tuo lavoro, comprese tutte le informazioni che identificano un individuo (nome, indirizzo, cognome da nubile e così via), quindi non dovresti rivelarlo ad altri . Questo vale anche per le informazioni raccolte durante le interviste su origini etniche, disabilità e così via.

Esistono requisiti legali per mantenere questo tipo di informazioni sicuro e protetto in molti paesi. Se infrangi queste leggi, è probabile che tu sia personalmente responsabile e potenzialmente incriminato.


2. Informazioni manageriali

Le informazioni manageriali includono sia le informazioni sugli individui, come le azioni disciplinari, sia le azioni di gestione generale come i licenziamenti pianificati o le questioni relative alle relazioni con i dipendenti.



Alcuni tipi di informazioni manageriali diventeranno pubbliche a tempo debito, come i licenziamenti pianificati, e altre informazioni potrebbero rimanere riservate per molto più tempo.


3. Informazioni organizzative

Le informazioni organizzative sono note anche come informazioni aziendali o 'segreti commerciali'.

La definizione copre qualsiasi cosa non di pubblico dominio che aiuta l'organizzazione a svolgere il proprio lavoro in modo migliore o più efficiente. Includerebbe quindi, ad esempio, informazioni su processi industriali, budget, costi, previsioni e persino informazioni di contatto con i clienti.

AVVERTIMENTO!

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A volte le informazioni organizzative sono coperte da accordi di riservatezza o contratti di lavoro. Se sei tentato di divulgare informazioni di questo tipo, dovresti farlo controlla prima il tuo contratto e, se necessario, fatti consigliare da un legale .


4. Informazioni sul cliente o di contatto

Le informazioni sui clienti e sui contatti sono parzialmente coperte dai 'segreti commerciali'.



Tuttavia, le imminenti modifiche alla legge sulla protezione dei dati in Europa (e relative a tutti i dati detenuti su un cittadino di un paese dell'Unione europea) significano che devono essere considerati e conservati in modo diverso.

Se ritieni che ciò possa influire su di te o sulla tua azienda, ti consigliamo di consultare un legale.


5. Informazioni professionali

Alcuni professionisti, tra cui medici, avvocati e contabili, si imbattono in informazioni su individui o organizzazioni attraverso la loro posizione professionale.

Per esempio:

  • I medici conoscono i dettagli delle condizioni e dei trattamenti dei loro pazienti;
  • Gli avvocati conoscono i dettagli dei testamenti e dei casi giudiziari, alcuni dei quali possono essere protetti dalla legge; e
  • I contabili conosceranno le tasse e il reddito dei loro clienti.



Questi professionisti sono spesso vincolati da codici di condotta professionali e requisiti legali formali.


Riservatezza casuale e legale

È necessario fare una distinzione tra aspettative casuali di riservatezza e requisiti legali.

  • Ci sono informazioni che ti possono essere rivelate e che ti viene chiesto di mantenere segrete, ma dove l'unico obbligo di farlo è personale

    Ad esempio, una collega ti dice che è incinta e spiega che non l'ha ancora detto a nessun altro e preferirebbe che non fosse pubblico per il momento.

    Voleva dirtelo perché sei un amico / qualcuno di cui si fida per coprirla se la sua nausea mattutina è grave / il suo manager di linea.

  • Non vi è alcun obbligo assoluto o legale per voi di non dirlo a nessun altro. Tuttavia, tieni presente che se lo fai, avrai infranto la sua fiducia.

    Non ti aspetteresti che sia felice, e la tua reputazione di qualcuno di cui fidarti e su cui fare affidamento sparirà (e probabilmente non solo con lei).

    secondo il tuo testo, quali delle seguenti barriere alla comunicazione includono?
  • Ci sono informazioni che legalmente non possono essere condivise con altre organizzazioni o individui se non in determinate circostanze molto specifiche

    Ad esempio, potresti voler condividere o vendere un elenco di dettagli di contatto del cliente a un'altra organizzazione. In molti paesi, puoi farlo solo se hai ottenuto il consenso esplicito da tali clienti.

    • La maggior parte delle informazioni personali (ovvero, qualsiasi informazione personale di un individuo, come numeri di assicurazione nazionale, nome completo, indirizzo, indirizzo e-mail o simili) non può, per legge, essere divulgato senza consenso .

    • Puoi anche essere citato in giudizio se condividi informazioni personali con il tuo datore di lavoro con uno qualsiasi dei concorrenti dell'azienda o le divulga in un modo che potrebbe danneggiare il prezzo delle azioni . Ciò include informazioni su dipendenti, processi o prodotti che non sono già di dominio pubblico.


Protezione delle informazioni riservate

Se gestisci regolarmente informazioni riservate, dovresti prendere provvedimenti per assicurarti di proteggerle adeguatamente.

Questi dovrebbero includere, ad esempio:

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  • Garantire che le informazioni riservate siano sempre nascoste di notte e non lasciate incustodite durante il giorno;
  • Protezione con password di file di computer sensibili;
  • Contrassegnare chiaramente le informazioni riservate come tali e garantire che le copie cartacee vengano triturate prima dello smaltimento; e
  • Garantire di divulgare informazioni riservate solo a coloro che hanno bisogno di sapere.

Quando infrangere la riservatezza


Ci sono una serie di circostanze in cui puoi e devi violare la riservatezza.

voi Maggio infrangere la riservatezza quando:

  • Le informazioni divulgate suggeriscono che potrebbe accadere o è successo qualcosa che non è nell'interesse dell'organizzazione. Potrebbe esserci un equilibrio da trovare tra le esigenze dell'individuo e dell'organizzazione.
  • Se è successo qualcosa che è contrario al tuo codice di condotta professionale o che ritieni sia sbagliato. Molte organizzazioni hanno codici per proteggere gli 'informatori', ma questo è ancora difficile da fare e dovresti essere consapevole che potrebbero esserci dei ricadute in termini di reputazione organizzativa.

voi dovere infrangere la riservatezza quando:

  • È possibile che sia stato commesso un reato , perché sei obbligato a denunciarlo alla polizia.
  • Se c'è sospetto abuso o abuso di minori di un'altra persona vulnerabile, anche se questo potrebbe non essere all'altezza dell'attività criminale. In queste circostanze, dovresti stare attento a spiegare al bambino - o alla persona che te l'ha detto - cosa intendi fare e perché, per assicurarti che capisca e sarà protetto durante il processo.

Buon senso e standard professionali

Gran parte della riservatezza è o buonsenso o coperta da standard professionali. Ne consegue che è necessario proteggere le informazioni che riguardano un individuo e che non vorrebbero divulgate in modo più ampio.

Ciò che sta cambiando, e rapidamente, è il modo in cui la legge considera una divulgazione più ampia. La tolleranza sta diminuendo. Se gestisci regolarmente informazioni riservate, potrebbe essere il momento di rivedere ciò che fai.


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