Condurre una riunione

Guarda anche: Riunioni consapevoli

Se sono stati fatti i preparativi appropriati, allora la scena è pronta per un incontro efficace.

Agende saranno state prodotte e messe in circolazione. I partecipanti arriveranno sapendo cosa deve essere discusso e con sufficienti informazioni di base per fornire contributi pertinenti. Se appropriato, si saranno consultati con le persone che rappresentano e discusso eventuali questioni pertinenti.

Vedi la nostra pagina: Riunioni - Pianificazione e struttura per imparare come.




Questa pagina esamina il ruolo del presidente il cui compito è gestire la riunione.

Il ruolo del presidente

In una riunione più formale, il presidente delineerà lo scopo della riunione e ricorderà ai membri perché sono presenti.

In un incontro del genere non c'è bisogno di fare riferimento a questa procedura poiché questo è implicito nell'etichetta stabilita, vale a dire:

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  • Il presidente controlla la riunione.
  • Tutte le osservazioni sono affrontate tramite la presidenza.
  • I membri non si interrompono a vicenda.
  • I membri mirano a raggiungere un consenso.
  • Si vota se non si raggiunge il consenso.
  • La maggioranza vince il voto.
  • Tutti i membri accettano la decisione della maggioranza.

Questo è un modello ma possono essere adottati modelli alternativi.



Quando la discussione è in corso, è responsabilità del presidente assicurarsi che continui a scorrere senza intoppi coinvolgendo tutti i membri presenti e non consentendo a una o due persone di dominare la riunione. Riassumere da parte del presidente durante le riunioni può:

  • Indicare progressi o mancanza di.
  • Rimettere a fuoco la discussione che si è allontanata dal punto.
  • Concludere un punto e passare al successivo.
  • Evidenzia i punti importanti.
  • Aiuta il segretario se necessario.
  • Chiarisci ogni malinteso.

Il presidente dovrebbe ritmo l'incontro, assicurandosi che scada nel tempo. Se la pianificazione è stata eseguita correttamente, questo non dovrebbe rivelarsi un problema.

Alla fine di una riunione, il presidente dovrebbe ricordare ai membri cosa hanno ottenuto e ringraziarli per il loro contributo. Infine, dovrebbero essere concordate l'ora e la data della prossima riunione. Ancora una volta, questo è un modello comune per riunioni efficaci, i risultati di successo possono essere raggiunti in modi diversi con strategie diverse per scopi diversi, quindi adattati in modo appropriato alle situazioni specifiche.


Il ruolo dei membri

Sebbene sia compito del presidente dirigere la riunione, anche la partecipazione di tutti i membri è fondamentale per il successo della riunione.



Per garantire una riunione efficace, tutti i partecipanti dovrebbero:

  • Intraprendere tutta la preparazione necessaria prima della riunione.
  • Arrivare in orario.
  • Mantieni una mente aperta.
  • Ascolta le opinioni degli altri.
  • Partecipare.
  • Evita di dominare il procedimento.
  • Evita le situazioni di conflitto.
  • Evita conversazioni secondarie che distraggono gli altri.
  • Fai domande per chiarire la comprensione.
  • Annotare qualsiasi azione concordata. (Vedere: Prendere appunti )
  • Dopo la riunione, intraprendere qualsiasi azione concordata e informare gli altri come appropriato.
Guarda anche: Il ruolo del segretario e come scrivere i verbali .

Perché le riunioni possono essere inefficaci

Ci sono molte ragioni per cui le riunioni non sono efficaci, alcune di queste includono:

  • L'incontro non è necessario e ruota attorno alla discussione di questioni banali, sprecando così il tempo prezioso dei membri.
  • L'incontro manca di chiarezza di intenti , vale a dire, gli scopi e gli obiettivi non sono chiaramente definiti.
  • Stile di leadership inappropriato , vale a dire, il presidente domina e chiude o ignora altri contributi. Vedi la nostra pagina: Stili di leadership .
  • Il presidente esercita scarso controllo e consente a uno o due membri di dominare il procedimento.
  • La riunione è troppo grande limitando così il flusso della discussione e impedendo a tutti i membri di contribuire.
  • Emergono decisioni che non sono veramente rappresentative.
  • Si parla di problemi piuttosto che di essere affrontati.
  • Le decisioni vengono ritardate o non vengono applicate.
  • Non vengono prese decisioni chiare.
  • I minuti sono imprecisi o visto come manipolato dal presidente o dal segretario per i propri scopi.
  • Sono presenti le persone sbagliate , impedendo così che la riunione proceda efficacemente, ad esempio, i presenti devono fare riferimento a un'altra persona e non sono quindi in grado di commentare in modo efficace.

Sommario

Esistono molti tipi di riunioni e molte ragioni per le quali le riunioni possono essere inefficaci.

Affinché le riunioni siano efficaci, è richiesta la partecipazione di tutti i presenti. Le competenze chiave di comunicazione interpersonale e ascoltando sono importanti.

Per garantire il successo di una riunione, è essenziale una buona preparazione e il ruolo del presidente è fondamentale. Se queste condizioni sono soddisfatte, tutti i partecipanti dovrebbero lasciare la riunione provando un senso di realizzazione, non come se il loro tempo fosse stato sprecato.

ottime capacità di comunicazione verbale e scritta

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Riunioni - Pianificazione e struttura
Impostazione di un'agenda | Il ruolo del segretario