Impostazione dell'ordine del giorno per le riunioni

Guarda anche: Riunioni consapevoli

Mentre la nostra pagina è attiva Riunioni efficaci tocca lo scopo di un'agenda e come impostarne una, la nostra pagina, Il ruolo del segretario spiega che la definizione dell'ordine del giorno è un compito che di solito viene svolto dal presidente e dal segretario insieme.

Questa pagina fornisce maggiori dettagli su questa attività essenziale e ti aiuterà a sviluppare ordini del giorno che supportano riunioni efficaci e di alta qualità.

Cos'è un'agenda?

Nella sua forma più semplice, un ordine del giorno stabilisce l'elenco degli argomenti da discutere in una riunione.



Dovrebbe includere:

  • Lo scopo dell'incontro ; e
  • L'ordine in cui gli argomenti devono essere discussi , in modo che la riunione raggiunga il suo scopo. Questo modellerà in seguito i verbali della riunione.
Per ulteriori informazioni sulla scrittura dei minuti, vedere la nostra pagina: Il ruolo del segretario .

L'agenda può includere più o meno dettagli e spesso conterrà i tempi per ogni elemento.

Un'agenda è uno strumento per i partecipanti inclusi, ma non limitati a, il presidente e il segretario. Svolge diverse funzioni, prima, durante e dopo una riunione.

Queste funzioni includono:

  • Aiuta i potenziali partecipanti a decidere se devono partecipare . Stabilendo cosa sarà discusso e per quanto tempo, mostra ai potenziali partecipanti se sono cruciali per la discussione e se è cruciale per loro. Possono quindi prendere una decisione informata se partecipare o dare il loro contributo per iscritto o tramite un altro partecipante.
  • Aiuta gli invitati a prepararsi per la riunione . Insieme a qualsiasi documento, consente loro di capire cosa verrà discusso e di pensare in anticipo alle questioni. Possono anche preparare fatti o cifre in modo da avere le informazioni necessarie a portata di mano per dare un contributo efficace.
  • Fornisce una struttura per l'incontro . Ciò significa che chiunque si allontani dall'argomento può essere ricondotto all'argomento in questione rapidamente e facilmente.
  • Allo stesso modo, consente al presidente di controllare la riunione . Un'agenda programmata è particolarmente utile per questo, poiché il presidente può passare all'argomento successivo quando il tempo è scaduto, chiedendo ai partecipanti di continuare la discussione altrove se necessario.
  • Infine, fornisce un modo in cui si può giudicare il successo dell'incontro . Poiché l'agenda include lo scopo, i partecipanti possono vedere se la riunione ha raggiunto il suo obiettivo o meno. Ciò rende chiaro se sono necessari futuri incontri sullo stesso argomento.

Come impostare un'agenda

Ci sono, in generale, cinque o sei grandi aree da trattare in un'agenda:

  • la logistica



    Ciò include la data, l'ora e il luogo della riunione, il titolo e un elenco dei partecipanti invitati.

  • Obbiettivo

    Lo scopo della riunione e qualsiasi informazione di base, ad esempio se questa è la prima di una serie di riunioni.

  • Faccende domestiche

    Questo dovrebbe includere benvenuto e presentazioni e qualsiasi scuse per l'assenza . Dovrebbe anche coprire approvazione dei verbali precedenti e qualsiasi questioni che sorgono da quelli che non sono trattati altrove nell'agenda.



    In una riunione formale, le pulizie copriranno anche eventuali emendamenti necessari all'ultima serie di verbali, che dovrebbero essere formalmente documentati nei verbali di questa riunione.

  • Elementi

    Questa è la 'carne' dell'agenda. Ogni elemento dovrebbe avere un numero, un titolo e un relatore / lead. Dovrebbe anche avere un limite di tempo suggerito per la discussione.

    Il tempismo può essere difficile da accertare senza una precedente esperienza della riunione. Il segretario potrebbe aver bisogno di chiedere al relatore / responsabile quanto tempo pensa che impiegherà un particolare argomento, quindi discuterne con il presidente. L'assegnazione finale dovrebbe essere basata sull'importanza dell'argomento per l'obiettivo della riunione e sul suo livello di controversia. Un punto molto controverso che è secondario rispetto all'obiettivo della riunione dovrebbe essere rimandato per la discussione altrove.

    il poligono regolare ha quanti lati



Attenti!


In alcuni contesti formali, alcuni gruppi o individui possono avere il potere di chiedere l'inclusione di punti all'ordine del giorno. Ciò dovrà essere adattato, in tal modo o mediante un'attenta negoziazione di un'altra opportunità di discussione se l'ordine del giorno è già troppo pieno.


  • Qualsiasi altra attività (AOB)

    Molti ordini del giorno terminano con un elemento su 'Qualsiasi altra attività' o 'AOB'. Sebbene questa possa essere un'opportunità per i partecipanti di segnalare qualcosa da includere in un'agenda futura, può anche essere molto distruttiva per il flusso regolare della riunione.

    I partecipanti possono utilizzare AOB per dirottare una riunione per i propri scopi e cambiare l'intera sensazione della riunione, spesso da una discussione altamente positiva e incentrata sull'azione a un reclamo. Poiché l'AOB viene tradizionalmente per ultimo, è anche l'elemento che è più probabile che i partecipanti ricordino, soprattutto se aveva un tono negativo.

    Una riunione ben gestita, con un'agenda ben preparata, dovrebbe significare che nessuno desidera sollevare altre questioni.

    Si consiglia quindi vivamente di:

    • Non includere affatto AOB come punto dell'ordine del giorno; o
    • Se includi AOB nell'ordine del giorno, accetti che sarà solo un modo per sollevare questioni per la discussione in una riunione futura o altrove.



    La brutta sensazione derivante dall'esclusione di AOB può essere evitata offrendo ai partecipanti l'opportunità di suggerire in anticipo gli elementi da includere nell'agenda.

    È, tuttavia, la decisione finale del presidente su quali elementi dovrebbero essere inclusi, presa in collaborazione con il segretario, nel suo ruolo di custode del processo.

  • Vicino

    Ciò dovrebbe includere il riepilogo della riunione del presidente, la data e l'ora della riunione successiva e qualsiasi azione concordata e chi è responsabile.

Suggerimento!


Gli ordini del giorno dovrebbero generalmente essere documenti brevi, idealmente non più di una pagina.

Tuttavia, una breve nota esplicativa di ogni argomento, compreso ciò che è probabile che venga discusso e ciò che è fuori portata, aiuterà i partecipanti a prepararsi meglio e sosterrà il presidente nel controllo della riunione.

Interruzioni nell'agenda

Alcune riunioni, ad esempio le riunioni formali del consiglio o i giorni di assenza, possono durare tutto il giorno o anche più di un giorno.

L'ordine del giorno di tali riunioni dovrà ovviamente prevedere delle pause, di solito almeno una al mattino e una al pomeriggio, nonché una pausa pranzo.

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Tuttavia, anche una riunione più breve può beneficiare di una o più pause programmate. Questi offrono l'opportunità di discutere tra due o più partecipanti al di fuori della riunione principale e consentono anche a una riunione di tornare in pista se uno o più argomenti ha richiesto più tempo del previsto.

Rendere le riunioni più produttive

Una buona agenda assicura che la discussione scorra ma sia concentrata, che l'incontro raggiunga il suo scopo e che sia un uso produttivo del tempo dei partecipanti.

Il tempo necessario per preparare un'agenda sarà tempo ben speso. Dimostrerà inoltre ai partecipanti che apprezzi il loro tempo tanto quanto apprezzi il tuo. Lo sforzo verrà ripagato anche più avanti: quando le persone sapranno che le vostre riunioni funzionano bene e raggiungono i loro obiettivi, sarà più probabile che vi partecipino in futuro.

Guarda anche:
Riunioni - Pianificazione e struttura
Condurre una riunione - Il ruolo del presidente
Il ruolo del segretario e la redazione dei verbali